Les appels d'un cabinet d'orthodontie
Un orthodontiste suit des patients sur deux ou trois ans, avec des rendez-vous réguliers et courts. Le cabinet reçoit donc beaucoup d'appels de gestion, et les appelants sont souvent les parents, pas les patients. Les demandes arrivent par vagues : en fin de journée, le mercredi, à la rentrée et avant les vacances.
Les motifs d'appel se ressemblent :
- la première consultation : un dentiste a conseillé un bilan, le parent veut savoir à partir de quel âge et combien de temps il faut attendre ;
- le contrôle : déplacer un rendez-vous, prévenir d'un retard, demander le prochain créneau ;
- l'incident d'appareil : bracket décollé, fil qui dépasse, élastique perdu, gouttière fendue, appareil amovible oublié à la cantine ;
- le remboursement : devis, accord de la caisse, prise en charge de la mutuelle, facture semestrielle ;
Bracket décollé, gouttière perdue : la conduite à tenir que vous écrivez
Les incidents orthodontiques ne relèvent presque jamais de l'urgence vitale, mais ils inquiètent les familles. Vous rédigez avec nous la réponse à chaque cas, en reprenant les consignes que votre assistante donne déjà au comptoir.
Par exemple : pour un bracket décollé qui tient encore sur le fil, attendre le prochain contrôle et prévenir le cabinet. Pour un fil qui blesse, poser de la cire orthodontique et demander un passage rapide. Pour une gouttière perdue, remettre la précédente si le patient l'a conservée et appeler le cabinet. L'agent applique ces consignes mot pour mot et envoie par SMS celle qui correspond.
Ce que l'agent ne fait pas : il ne juge pas d'une radio, ne modifie pas un plan de traitement et ne donne aucun conseil médicamenteux. Un traumatisme dentaire avec dent cassée ou déplacée, un gonflement ou de la fièvre déclenchent la consigne d'urgence que vous avez prévue, par exemple orienter vers le dentiste de garde ou le 15.
Remboursement : ce que les parents demandent
Les parents posent toujours la même question : est-ce remboursé ? Selon ameli.fr, l'Assurance Maladie prend en charge un traitement commencé avant le 16e anniversaire de l'enfant, après une demande d'accord préalable. La prise en charge couvre 6 semestres de traitement au plus. L'absence de réponse de la caisse dans les 15 jours vaut accord, et l'accord reste valable 6 mois.
L'agent donne ces repères si vous les validez, puis renvoie les questions de devis et de mutuelle vers votre secrétariat. Il ne calcule jamais un reste à charge.
Vos consignes de cabinet
- L'âge de la première consultation que vous recommandez, et les pièces à apporter : courrier du dentiste, panoramique récent si vous le demandez.
- Les types d'appareils que vous posez : multi-attaches, aligneurs, appareils amovibles, disjoncteurs.
- L'arbre de décision des incidents, cas par cas, avec le délai de rappel.
- Les destinataires : assistante, secrétariat pour les devis, praticien pour les questions cliniques.
- Les fermetures du cabinet, avec le dentiste ou le service de garde à indiquer.
Agenda en ligne ou agenda partagé
Si votre cabinet utilise Doctolib, l'agent qualifie la demande et envoie au parent le lien de prise de rendez-vous par SMS, car Doctolib n'ouvre pas son agenda en écriture à un service tiers (voir Doctolib et OvyrIA). Si l'agenda est sur Google ou Microsoft 365, la formule Secrétaire crée les contrôles et déplace ceux qu'elle a réservés. Vous renvoyez la ligne du cabinet vers le numéro OvyrIA, ou vous raccordez l'agent à votre 3CX ou à un autre standard SIP.
Le prix pour un cabinet d'orthodontie
| Composant | Prix HT par mois |
|---|---|
| Agent Standardiste (300 min, numéro inclus) | 69 € |
| OvyrIA Care (consignes santé, 200 SMS) | 19 € |
| Total | 88 € |
| Avec la formule Secrétaire à la place | 198 € |
| Option HDS (en préparation) | +55 € |
La mise en service est offerte avec 12 mois d'engagement. Les combinaisons sont sur la page tarifs, et la page OvyrIA Care détaille l'offre santé. Les chirurgiens-dentistes généralistes ont leur propre page : secrétariat IA pour dentistes.