Pourquoi un cabinet de kinésithérapie rate autant d'appels
Un kinésithérapeute libéral enchaîne les séances toute la journée, souvent sans secrétaire. Le téléphone sonne pendant que vous avez les mains sur un patient. Décrocher interrompt la séance ; laisser sonner fait perdre un nouveau patient ou un report.
Les appels d'un cabinet de kiné ont un profil particulier :
- la première prise en charge : un patient avec une ordonnance demande si vous acceptez de nouveaux patients, si vous faites la rééducation qu'on lui a prescrite, si vous vous déplacez à domicile ;
- le suivi : décaler une séance, prévenir d'un retard, demander le nombre de séances restantes ;
- les questions administratives : tiers payant, mutuelle, dépassements, papiers à apporter ;
- les prescripteurs et partenaires : chirurgien, médecin traitant, EHPAD, service de soins à domicile.
Beaucoup de ces demandes se règlent avec une information simple ou un lien de prise de rendez-vous. Elles n'ont pas besoin de vous, mais elles vous interrompent.
Doctolib : comment l'agent travaille avec votre agenda
Doctolib ne propose pas d'accès en écriture à un service tiers. L'agent ne réserve donc pas à votre place dans votre agenda Doctolib. Il fait ce qu'une secrétaire ferait au téléphone si elle n'avait pas l'agenda sous les yeux :
- il identifie le motif (nouvelle rééducation, report, question) ;
- il vérifie les éléments que vous demandez (ordonnance, prescripteur, zone pour les soins à domicile) ;
- il envoie par SMS le lien Doctolib du praticien concerné, avec un message que vous avez rédigé ;
- il vous transmet un résumé de l'appel par e-mail ou SMS.
Le patient choisit lui-même son créneau. Vous gardez votre agenda, vos règles de réservation et vos motifs de consultation tels que vous les avez paramétrés. Le fonctionnement est détaillé sur la page Doctolib et OvyrIA.
Si votre cabinet n'utilise pas Doctolib mais un agenda Google ou Microsoft 365, la formule Secrétaire permet à l'agent de réserver directement les séances.
Vos consignes de cabinet
Un agent utile dans un cabinet de kiné connaît les règles que vous appliquez déjà :
- Patients acceptés : prenez-vous de nouveaux patients ce mois-ci, pour quels types de rééducation, avec quel délai.
- Spécialités : rééducation périnéale, kiné respiratoire, sport, vestibulaire, drainage. L'agent oriente vers le praticien qui les pratique dans le cabinet.
- Domicile : communes où vous vous déplacez, critères de prise en charge à domicile.
- Signes à ne pas laisser attendre : vous définissez ce qui justifie un appel immédiat ou une orientation vers le 15. L'agent ne pose aucun diagnostic, il applique votre règle.
- Informations pratiques : accès, parking, ascenseur, documents à apporter.
Les cabinets pluridisciplinaires peuvent décrire chaque praticien et son lien Doctolib. Les orthophonistes et les ostéopathes ont leurs propres pages, avec des consignes adaptées à leurs patients.
Confidentialité des appels patients
Un appel au cabinet contient des données de santé : motif, intervention chirurgicale, pathologie. OvyrIA stocke les appels en France et les traite dans l'Union européenne, avec une durée de conservation que vous fixez, puis une suppression automatique. OvyrIA agit comme sous-traitant au sens du RGPD. L'hébergement certifié HDS est en préparation : l'option coûtera 55 € HT par mois.
Le prix pour un cabinet de kinésithérapie
| Composant | Prix HT par mois |
|---|---|
| Agent Standardiste (300 min, numéro OvyrIA inclus) | 69 € |
| OvyrIA Care (consignes santé, 200 SMS) | 19 € |
| Total | 88 € |
| Option hébergement HDS (en préparation) | +55 €, soit 143 € |
Sans standard, vous renvoyez la ligne du cabinet ou votre portable vers le numéro OvyrIA. Avec un standard 3CX, l'agent s'y raccorde. La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois. Toutes les combinaisons sont sur la page tarifs, et la page OvyrIA Care présente l'offre santé.