Le secrétariat téléphonique d'un avocat reçoit des appels très différents
Dans un cabinet d'une à cinq personnes, la même ligne reçoit dans la journée un prospect qui vient de recevoir une assignation, un client qui veut savoir où en est sa procédure, le greffe qui déplace une audience, un commissaire de justice, un confrère qui cherche à joindre votre associé. Chacun attend une réaction différente, et une partie de ces appels arrive pendant que vous êtes en audience ou en rendez-vous.
Le prospect est le plus fragile. Il a souvent trouvé trois noms sur Google ou sur l'annuaire du barreau. S'il tombe sur un répondeur, il appelle le suivant. Les urgences pénales, elles, tombent le soir et le week-end, au moment où votre secrétaire est partie.
Secret professionnel : ce que l'agent dit et ce qu'il tait
Le secret couvre aussi l'existence de la relation avec un client. Nous écrivons donc la règle de base avec vous : l'agent ne confirme ni n'infirme qu'une personne est cliente du cabinet, même si l'appelant se présente comme un proche ou un avocat adverse. Il propose de prendre un message, que vous traitez vous-même.
Il ne donne aucun conseil juridique. Une question comme « est-ce que je peux arrêter de payer mon loyer ? » reçoit une réponse polie : seul un avocat du cabinet peut répondre, et il propose un rendez-vous. Il ne lit aucun dossier et ne connaît que les informations que vous lui confiez : spécialités, adresse, horaires, modalités de la première consultation.
Côté données, les appels sont stockés en France et traités dans l'Union européenne, par des sous-traitants listés dans nos mentions légales. Vous choisissez la durée de conservation des comptes rendus, puis ils sont supprimés automatiquement. OvyrIA agit comme sous-traitant au sens du RGPD ; le cabinet reste responsable du traitement, et rien ne vous empêche de soumettre le dispositif à votre ordre avant de le mettre en service.
Qualifier la demande avant de fixer un rendez-vous
Une bonne secrétaire d'avocat pose quatre ou cinq questions avant de proposer un créneau. L'agent fait de même :
- Le domaine : famille, travail, pénal, immobilier, commercial. Si vous ne traitez pas la matière, il le dit et peut indiquer l'ordre des avocats comme point de départ, si vous le souhaitez.
- L'urgence : une audience fixée, une convocation, un jugement reçu dont le délai de recours court, une rupture de contrat en cours.
- La partie adverse : il note son nom pour que vous vérifiiez l'absence de conflit d'intérêts. Cette vérification reste celle du cabinet, l'agent n'a pas accès à vos fichiers.
- Les pièces : il rappelle ce qu'il faut apporter à la première consultation, selon votre liste.
Pour les matières où le risque de conflit est réel, deux réglages existent. Soit l'agent fixe le rendez-vous et vous l'annulez si la vérification bloque. Soit il prend seulement un message, et c'est vous qui rappelez pour confirmer. Le second est plus prudent pour un cabinet de droit des affaires.
Honoraires : seulement ce que le cabinet publie
La convention d'honoraires écrite est obligatoire, et son contenu dépend du dossier. L'agent ne fait donc aucune estimation. Si votre site affiche le prix de la première consultation ou un forfait (divorce par consentement mutuel, rédaction de statuts), il peut le répéter mot pour mot. Sinon, il explique que l'avocat présentera ses honoraires lors du premier échange.
Les consignes à écrire ensemble
- Vos matières et celles que vous refusez.
- La définition d'une urgence pour votre cabinet, et qui la reçoit : transfert vers votre portable, SMS, ou les deux.
- Les appelants professionnels : greffes, confrères, commissaires de justice. L'agent prend leur message avec la référence du dossier qu'ils donnent.
- La première consultation : durée, lieu ou visio, prix s'il est public, pièces à apporter.
- Les destinataires : chaque associé, la collaboratrice, la comptabilité du cabinet.
- Vos absences : vacations judiciaires, congés, formation. L'agent annonce la date de retour.
Avec votre standard ou votre seul portable
Beaucoup d'avocats exercent avec un portable et une ligne fixe renvoyée. Vous programmez un renvoi sur non-réponse vers le numéro OvyrIA, compris dans la formule. Si le cabinet dispose d'un 3CX ou d'un autre standard SIP, l'agent s'y raccorde comme un poste et transfère vers les associés. Les rendez-vous se posent dans votre agenda Microsoft 365 ou Google. Votre logiciel de gestion de cabinet n'est pas connecté : le résumé de l'appel arrive par e-mail et vous le classez dans le dossier.
Le guide du secrétariat téléphonique IA compare cette solution à une permanence externalisée.
Combien coûte un secrétariat téléphonique IA pour un cabinet
La formule Secrétaire à 179 € HT par mois correspond au besoin d'un avocat : rendez-vous dans l'agenda, 200 SMS pour les alertes et les confirmations, résumé de chaque appel par e-mail, 600 minutes. La mise en service coûte 290 €, offerte si vous vous engagez 12 mois. Payé à l'année, l'abonnement vous coûte dix mois au lieu de douze. Le détail est sur la page tarifs.