Pourquoi le téléphone d'une agence immobilière sonne dans le vide
Une agence vit de ses annonces, et ses annonces génèrent des appels quand les négociateurs sont dehors. Le pic arrive le soir après le travail et le samedi, juste après la mise en ligne d'un bien sur les portails. Les demandes se répartissent en quelques familles :
- l'acquéreur sur annonce : le bien est-il disponible, quelles charges, quelle date de visite ;
- le vendeur qui veut une estimation ou qui suit la commercialisation de son bien ;
- le candidat locataire qui demande la liste des pièces du dossier ;
- le locataire en place ou le bailleur, pour un sinistre, un état des lieux, un relevé de charges ;
- les partenaires : notaire, diagnostiqueur, courtier, artisan mandaté.
Un acquéreur qui n'obtient personne passe à l'annonce suivante. Un vendeur qui attend un rappel jusqu'au lendemain a parfois signé un mandat ailleurs. Le calculateur des appels manqués vous aide à mesurer ce volume sur un mois.
Comment l'agent traite un appel sur une annonce
L'agent répond au nom de l'agence, annonce qu'il est un assistant IA et demande la référence ou la description du bien. Il s'appuie sur les informations que vous lui donnez pour chaque bien en commercialisation : surface, étage, prix affiché, charges, disponibilité, négociateur responsable.
Il pose ensuite les questions de qualification que vos négociateurs posent eux-mêmes : résidence principale ou investissement, financement étudié, bien à vendre en parallèle, délai. Selon vos consignes, il réserve la visite tout de suite ou transmet la fiche pour que le négociateur rappelle d'abord.
Vous gardez la main sur ce qu'il communique. Beaucoup d'agences ne donnent pas l'adresse exacte d'un bien au téléphone : l'agent applique cette règle et fixe un point de rendez-vous.
Pour un vendeur, il note le type de bien, la commune, la surface, la raison de la vente, puis propose un rendez-vous d'estimation. Il ne donne aucune valeur de bien : l'estimation reste votre travail.
Les réglages propres à une agence
- Les biens et leur négociateur : vous tenez à jour la liste des biens annoncés et la personne qui suit chacun.
- Les règles de visite : qualification minimale avant de réserver, durée d'un créneau, temps de trajet entre deux visites, plages où un négociateur ne visite pas.
- La filière gestion : ce qui relève du gestionnaire, ce qui est urgent (dégât des eaux, porte d'entrée bloquée), le contact de votre artisan d'astreinte si vous en avez un.
- Les dossiers de location : liste des pièces demandées, adresse e-mail où les envoyer.
- Les horaires de chaque agence si vous en avez plusieurs, avec leurs fermetures.
Votre logiciel de transaction n'est pas relié à l'agent. Il travaille à partir des consignes et des agendas que vous lui ouvrez. Si votre agence utilise un CRM du marché comme HubSpot, un connecteur est possible après étude.
Raccordement : renvoi ou standard
Une petite agence renvoie sa ligne fixe ou sa box vers le numéro OvyrIA, sur non-réponse ou en dehors des heures d'ouverture. Les numéros publiés sur vos annonces ne changent pas.
Une agence équipée d'un standard 3CX ou d'un autre IPBX SIP raccorde l'agent directement. Il transfère alors un appel vers le poste du négociateur disponible, ou vers le service gestion. Le guide du standard téléphonique IA explique les deux options.
Le coût pour une agence
La formule Secrétaire à 179 € HT par mois convient à la plupart des agences, parce qu'elle permet de réserver les visites dans les agendas. Elle comprend 600 minutes, 200 SMS de confirmation, un résumé de chaque appel par e-mail et 5 profils. Un sixième négociateur ajoute 5 € HT par mois.
Une agence qui veut seulement filtrer et prendre des messages peut démarrer avec la formule Standardiste à 69 € HT. Si votre site reçoit des questions le soir, le chatbot à 19 € HT répond avec les mêmes consignes. Mise en service offerte avec un engagement de 12 mois, détails sur la page tarifs.