Un standard de cabinet comptable reçoit des appels au rythme du calendrier fiscal
Votre charge téléphonique suit les échéances. Les déclarations de TVA mensuelles ou trimestrielles ramènent chaque fois les mêmes questions. Les clôtures au 31 décembre font de mars à mai la période la plus dense : bilans, liasses fiscales, approbation des comptes. Arrivent ensuite la déclaration de revenus des dirigeants et les questions sur le prélèvement à la source, puis la rentrée avec les acomptes et la préparation de la fin d'année.
Pendant ces semaines, vos collaborateurs travaillent concentrés et le téléphone les interrompt. La plupart des appels ne demandent pourtant pas d'expertise : un client veut savoir si ses relevés sont arrivés, un autre ne retrouve plus son identifiant, un troisième demande le nom de son interlocuteur. L'agent prend ces appels et laisse au collaborateur seulement ceux qui le concernent.
Orienter selon le portefeuille de chaque collaborateur
Dans un cabinet, la question utile au téléphone est « qui suit ce client ? ». Vous donnez à l'agent la règle que votre accueil applique déjà :
- une liste des clients par collaborateur, que vous mettez à jour depuis votre espace ;
- ou une règle par initiale du nom, par secteur (BNC, BIC, agricole, associations) ou par type de mission (social et paie, juridique, fiscal) ;
- et le nom de l'expert-comptable associé pour les sujets qu'il garde.
L'agent demande le nom de l'entreprise, retrouve l'interlocuteur et, selon vos consignes, transfère l'appel s'il est disponible ou prend un message. Les questions de paie, par exemple un arrêt maladie à déclarer ou une embauche du lundi, partent vers le pôle social avec la date concernée.
Ce que l'agent dit, ce qu'il renvoie au collaborateur
Il répond seul aux questions pratiques que vous avez écrites : adresse et horaires, moyens de dépôt des justificatifs, procédure d'accès au portail, liste des pièces de fin d'exercice, coordonnées du pôle social. Il peut rappeler une date d'échéance générale si vous la lui donnez.
Il renvoie au collaborateur tout ce qui demande d'ouvrir le dossier : un montant de TVA, un choix de rémunération du dirigeant, une option fiscale, une relance de l'administration. Il n'a accès ni à votre logiciel de production ni aux comptes du client. Il note la question avec précision pour que le rappel soit court.
La demande de documents
C'est souvent l'appel le plus utile. Le client rappelle parce qu'il a reçu une relance de pièces. L'agent lui redit ce qui est attendu selon votre liste (relevés, factures d'achat et de vente, état des stocks, emprunts), lui indique comment l'envoyer et note ce qu'il dit avoir déjà transmis. Le collaborateur voit dans le message ce qui manque encore.
Les réglages à préparer
- La répartition des clients entre collaborateurs, avec une personne par défaut.
- Les questions récurrentes et leurs réponses, rédigées comme votre accueil les dit.
- Les pièces de fin d'exercice par type de client.
- Les sujets réservés à l'expert-comptable : contrôle fiscal, cession, litige.
- Les horaires de transfert : par exemple aucun transfert vers les collaborateurs le matin en période de bilans, seulement des messages.
- Les fermetures du cabinet et les dates à annoncer.
Raccordement : 3CX, autre standard ou ligne renvoyée
Un cabinet de plusieurs personnes a en général un standard. Si c'est un 3CX, l'agent s'y raccorde comme un poste SIP qui lui est réservé et peut prendre les appels en débordement : il décroche quand l'accueil est déjà en ligne ou après quelques sonneries. Les autres standards SIP (Asterisk, FreePBX, Wildix) fonctionnent aussi. Le petit cabinet sans standard renvoie sa ligne vers le numéro OvyrIA. Le tableau de bord vous montre ensuite les heures où les appels se perdent, ce qui aide à caler les plages d'accueil pendant la saison. Si vos équipes travaillent dans Teams, voyez la page Microsoft Teams.
Le coût pour un cabinet d'expertise comptable
La formule Standardiste à 69 € HT par mois couvre l'orientation, les réponses récurrentes et les messages, avec 300 minutes et 3 profils. Un cabinet de six collaborateurs ajoute trois profils à 5 € chacun, soit 84 € HT par mois. Si la saison des bilans fait dépasser l'enveloppe, l'agent continue de décrocher : vous recevez une alerte à 80 % et vous pouvez prendre une recharge de 500 minutes à 79 €, utilisable 12 mois. Passez à Secrétaire à 179 € HT si vous voulez que l'agent fixe les rendez-vous de bilan ou de premier contact dans les agendas. Détails sur la page tarifs, et pour une vue d'ensemble, le guide standard téléphonique IA.