Ce qui fait sonner le téléphone d'une clinique vétérinaire
Une clinique vétérinaire mélange sur une même ligne des appels sans rapport entre eux. Le standard téléphonique doit traiter dans la même minute un chat qui ne peut plus uriner et une commande de croquettes. Voici ce que l'accueil reçoit dans une journée ordinaire :
- Urgences : animal renversé, chien qui a mangé un produit toxique, chatte en difficulté de mise bas, ventre qui gonfle après le repas.
- Consultations : vaccin annuel, boiterie, démangeaisons, premier rendez-vous d'un chiot.
- Chirurgie et hospitalisation : consignes de jeûne avant une stérilisation, heure de sortie, nouvelles d'un animal hospitalisé.
- Résultats : analyses de sang, radiographies, retours du laboratoire.
- Produits : aliment diététique à commander, antiparasitaires, renouvellement de traitement sur prescription.
- Administratif : facture, assurance de l'animal, certificat pour un voyage.
La clinique rurale ajoute les appels des éleveurs pour un vêlage ou une vache couchée. L'agent suit les consignes que vous écrivez pour chaque catégorie, rurale comme canine.
Le tri des urgences, écrit par vos vétérinaires
L'agent ne juge pas l'état d'un animal. Il pose les questions que l'équipe a choisies, compare les réponses à la liste des situations urgentes et agit selon la consigne associée. La liste vient de vous, pas d'un modèle générique.
Un exemple de grille qu'une clinique peut rédiger :
| Ce que décrit le propriétaire | Ce que fait l'agent |
|---|---|
| Animal qui respire mal, gencives pâles, convulsions | Transfert immédiat vers le vétérinaire présent ou de garde |
| Ingestion de chocolat, raticide, médicament humain, antigel | Transfert immédiat, demande de garder l'emballage |
| Vomissements depuis la veille, animal abattu | Créneau d'urgence du jour, alerte à l'accueil |
| Démangeaisons, perte de poils, boiterie légère | Lien de rendez-vous ou message à l'accueil |
L'agent ne donne aucun conseil vétérinaire : pas de dose, pas de médicament, pas de « faites-le vomir ». S'il doit dire quelque chose d'utile en attendant, c'est une phrase que vos vétérinaires ont validée, comme garder l'emballage du produit avalé ou ne pas donner à manger avant l'examen.
Si un humain est blessé, mordu au visage ou fait un malaise pendant l'appel, l'agent oriente vers le 15 ou le 112.
Nuits, week-ends et numéro d'astreinte
Chaque clinique organise sa permanence de soins à sa façon : un vétérinaire d'astreinte par roulement, une garde partagée entre plusieurs cliniques du secteur, ou un renvoi vers une structure d'urgence. L'agent connaît le planning que vous lui donnez et l'applique :
- il transfère vers le portable du vétérinaire de garde de la semaine ;
- ou il annonce le numéro de la clinique de garde et l'envoie par SMS ;
- il précise, si vous le souhaitez, que la consultation de garde fait l'objet d'une majoration, avec le montant que vous indiquez.
Pour les appels qui ne relèvent pas de la garde, il prend un message pour l'ouverture. Le vétérinaire d'astreinte dort entre deux vraies urgences, et l'accueil trouve le matin une liste de rappels prête.
OvyrIA gère vos horaires, vos jours fériés et vos fermetures datées. Vous changez le vétérinaire de garde depuis votre espace client, sans toucher au standard.
Résultats, hospitalisations, produits à récupérer
Ces appels prennent du temps et n'exigent presque jamais un vétérinaire. L'agent répond à partir de ce que vous lui autorisez :
- Résultats : il note le nom de l'animal et du propriétaire, et indique que le vétérinaire rappelle dès que le compte rendu du laboratoire est lu. Il ne lit jamais un résultat.
- Hospitalisation : il donne l'heure des visites ou de sortie si vous la fixez, et transmet la demande de nouvelles au vétérinaire en charge.
- Commandes : il prend la référence de l'aliment ou du produit, le poids de l'animal si nécessaire, l'heure de passage, et prévient le propriétaire qu'un médicament soumis à ordonnance demande l'accord du vétérinaire.
Raccordement à votre téléphonie
La plupart des cliniques ont un standard avec plusieurs postes : accueil, salles de consultation, bureau. L'agent se raccorde à un 3CX ou à un autre standard SIP, décroche quand l'accueil est occupé ou après un nombre de sonneries défini, et transfère vers le poste voulu. Une clinique sans standard renvoie sa ligne vers le numéro OvyrIA inclus. Le guide standard téléphonique IA compare les deux situations.
Les données concernent vos clients et leurs animaux. Elles sont stockées en France et traitées dans l'Union européenne, pour la durée que vous choisissez. L'option HDS vise les données de santé humaine : une clinique vétérinaire n'en a pas besoin pour son activité courante.
Le prix pour une clinique vétérinaire
Le module OvyrIA Care ajoute les consignes d'urgence et 200 SMS (liens de réservation, numéro de garde envoyé par écrit). Avec la formule Standardiste, le total est de 88 € HT par mois. Si votre agenda est un agenda Google ou Microsoft 365 et que vous voulez que l'agent réserve les vaccins et les stérilisations lui-même, la formule Secrétaire avec Care coûte 198 € HT par mois. Une clinique avec beaucoup d'appels de nuit ajoute un pack de minutes. La mise en service est offerte avec 12 mois d'engagement ; tout est sur la page tarifs.