Une agence d'intérim reçoit deux publics au téléphone
Votre téléphone sert deux clientèles qui n'attendent pas la même chose. Les entreprises clientes appellent pour une commande urgente, un intérimaire absent, une prolongation de mission ou une facture. Les intérimaires et candidats appellent pour un relevé d'heures, une fiche de paie, un acompte, une attestation ou une offre vue en ligne.
Les pics tombent à des heures précises. Le lundi à 7 h, un chef de chantier constate qu'il lui manque deux manœuvres. Le vendredi après-midi, les intérimaires demandent leur prochaine mission et leurs heures. En fin de mois, les questions de paie s'accumulent. Pendant ces heures, vos chargés de recrutement sont en entretien ou en visite d'entreprise.
Ce que l'agent fait de chaque appel
L'agent décroche au nom de l'agence, dit qu'il est une IA, puis identifie qui appelle.
Pour un client, il recueille la commande : qualification, nombre de personnes, date et heure de prise de poste, lieu, horaires, durée prévue, équipements de protection fournis ou non. Ces éléments correspondent à ceux que le contrat de mise à disposition doit mentionner selon l'article L1251-43 du Code du travail. Votre commercial reçoit une commande exploitable, et pas un « rappelez-moi, c'est urgent ».
Pour un intérimaire, il répond aux questions pratiques que vous lui avez confiées (jour de paie, adresse de l'agence, pièces à fournir à l'inscription) et transmet le reste à la bonne personne : une erreur d'heures part au service paie, une demande de mission au chargé de recrutement.
Pour un candidat, il note le métier recherché, le secteur géographique, les permis et habilitations, la disponibilité, puis propose un rendez-vous d'inscription si vous avez la formule Secrétaire.
Il ne valide aucune candidature, ne promet aucune mission et n'annonce aucun taux horaire que vous ne lui avez pas donné.
Les délais qui pèsent sur vos journées
Le Code du travail fixe des délais courts. Le contrat de mise à disposition doit être signé avec l'entreprise utilisatrice au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant la mise à disposition (article L1251-42). Le contrat de mission doit être remis à l'intérimaire dans le même délai de deux jours ouvrables (article L1251-17). Une commande prise au téléphone sans les bonnes informations retarde ces documents.
Les consignes propres à votre agence
- Les qualifications que vous placez : BTP, logistique, industrie, transport, tertiaire. L'agent répond « oui » ou oriente vers une autre agence du réseau.
- Les critères d'urgence : prise de poste dans la journée, absence d'un intérimaire sur un chantier, accident du travail à déclarer.
- Les destinataires : commerciaux par portefeuille de clients, service paie, chargés de recrutement par secteur.
- Les informations pratiques : documents à apporter à l'inscription, jour de virement des salaires, horaires d'ouverture.
- Les langues : l'agent comprend sept langues, utile pour des candidats qui maîtrisent mal le français. Les comptes rendus restent en français.
Raccordement et outils
Si l'agence fonctionne avec un standard 3CX ou un autre IPBX SIP, l'agent prend un poste et transfère vers les commerciaux ou un groupe d'appels. Une petite agence indépendante renvoie sa ligne fixe ou ses portables vers le numéro OvyrIA. Le renvoi se règle sur non-réponse, sur occupation ou hors horaires, comme l'explique le guide du standard téléphonique IA.
Pour les appels du vendredi soir et du week-end, l'agent prend les absences annoncées pour le lundi et prévient l'astreinte si vous en avez une.
Combien coûte un accueil IA pour une agence d'intérim
La formule Secrétaire à 179 € HT par mois est la plus adaptée : 600 minutes, 200 SMS, résumé de chaque appel par e-mail et rendez-vous d'inscription posés dans l'agenda de l'agence.
Un réseau de plusieurs agences avec un fort volume regardera la formule Pro à 399 € HT, avec 1 500 minutes et un connecteur CRM. La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois. Comparez avec la page tarifs, et consultez la page comparatif avec un standardiste salarié si vous hésitez à recruter.