Secrétariat médical IA et Doctolib : qui fait quoi

Un agent vocal IA peut répondre aux patients d'un cabinet qui travaille avec Doctolib : il décroche, comprend le motif, applique vos consignes d'urgence et envoie au patient le lien de prise de rendez-vous Doctolib du praticien par SMS. Il ne pose aucun diagnostic, ne donne aucun conseil médical et, pour les données de santé, s'appuie sur un hébergement certifié HDS.

Dans un cabinet, le téléphone sonne surtout quand personne ne peut décrocher. Vous êtes en séance, la secrétaire est à l'accueil avec un patient, ou le cabinet n'a pas de secrétaire du tout. Le patient tombe sur la messagerie et rappelle plus tard, s'il rappelle.

Le téléphone d'un cabinet, motif par motif

Ce que les patients demandent

La plupart des appels se rangent dans quelques catégories que vous reconnaîtrez :

• un premier rendez-vous, souvent avec une question sur le délai ou la prise en charge ;
• un rendez-vous de suivi, à déplacer ou à annuler ;
• un renouvellement d'ordonnance ou un certificat ;
• une question pratique : adresse, parking, accès en fauteuil, documents à apporter ;
• une demande sur des résultats ou un compte rendu ;
• une inquiétude, parfois une urgence.

Doctolib traite déjà une partie de ces demandes en ligne. D'autres patients continuent de téléphoner : ceux qui ne réservent pas sur Internet, et ceux qui veulent poser une question avant de choisir un créneau.

Les heures où personne ne décroche

L'ouverture du cabinet, la pause de midi et la fin de journée concentrent les appels. Ce sont aussi les moments où le praticien enchaîne les patients et où la secrétaire gère la salle d'attente. Hors horaires, le soir et le week-end, la messagerie prend le relais, et le patient doit rappeler le lendemain.

Un appel traité par l'agent

Voici un exemple fictif. Le Cabinet de kinésithérapie du Laudon reçoit un appel un jeudi à 10 h 15, pendant que les deux praticiens sont en séance.

• L'agent décroche : « Cabinet de kinésithérapie du Laudon, bonjour. Je suis l'assistant virtuel du cabinet, une intelligence artificielle. Que puis-je faire pour vous ? »
• La patiente explique qu'elle a une ordonnance de rééducation après une entorse de la cheville et qu'elle cherche un premier rendez-vous.
• L'agent vérifie qu'elle n'a ni douleur violente ni pied qui gonfle depuis la veille, selon les consignes du cabinet. Il lui rappelle d'apporter son ordonnance et sa carte Vitale.
• Il lui envoie par SMS le lien Doctolib du cabinet pour qu'elle choisisse son créneau.
• Les praticiens reçoivent un compte rendu de l'appel : nom, motif, ordonnance en main, SMS envoyé.

Le patient garde la main sur son créneau. Le cabinet garde la main sur son planning.

Doctolib et l'agent : la répartition des rôles

Pas d'écriture dans l'agenda Doctolib

Doctolib ne propose pas d'accès permettant à un service tiers comme OvyrIA d'écrire dans l'agenda d'un praticien. L'agent ne peut donc ni créer, ni déplacer, ni annuler un rendez-vous Doctolib à votre place.

Il qualifie la demande, puis envoie au patient le lien Doctolib du praticien concerné par SMS. Pour une annulation, il prend un message et rappelle au patient qu'il peut annuler depuis son compte Doctolib. Le fonctionnement complet figure sur la page intégration Doctolib.

Doctolib a lancé son propre assistant téléphonique

Doctolib propose depuis l'automne 2025 un assistant téléphonique IA, issu du rachat de la société berlinoise Aaron.ai en mai 2024. Le service était alors en version bêta, à 99 € TTC par mois pour les médecins et 49 € TTC pour les ostéopathes et podologues, prix annoncé comme non définitif, selon le site spécialisé En-Contact (7 octobre 2025). D'après Clubic (3 décembre 2025), l'assistant prend les rendez-vous dans l'agenda Doctolib et le déploiement commence par les généralistes et les dentistes. Ces chiffres viennent de la presse, consultée le 25 octobre 2026 : vérifiez l'offre actuelle auprès de Doctolib.

Si tout votre cabinet travaille dans Doctolib et que vous voulez des rendez-vous posés directement dans l'agenda, étudiez cette offre. Comparez ensuite les deux solutions sur vos critères : finesse des consignes d'urgence, transferts vers un portable ou un confrère, compte rendu par e-mail, langues comprises, et accueil commun pour des praticiens qui n'utilisent pas tous Doctolib.

Sans Doctolib : l'agenda Microsoft 365 ou Google

Si votre agenda tourne sur Microsoft 365 ou Google, la formule Secrétaire prend, déplace et annule les rendez-vous directement, puis envoie un rappel par SMS au patient. Cette formule convient aux praticiens qui gèrent leur agenda sans plateforme de réservation.

Les consignes d'urgence

C'est la partie à préparer avec le plus de soin, avant toute mise en service.

Trois niveaux de réponse

Pour chaque spécialité, le cabinet écrit lui-même ses consignes :

1. Orienter vers le 15 ou le 112 sans attendre : douleur thoracique, difficulté à respirer, signes d'AVC, malaise, ou les signes propres à votre spécialité.
2. Transférer vers un praticien : patient opéré la semaine passée qui signale une complication, demande d'un confrère.
3. Programmer un rappel : toutes les demandes qui peuvent attendre la fin de la séance.

L'agent applique ces consignes telles quelles et les signale dans le compte rendu, avec la mention de l'orientation donnée.

Hors horaires

Le soir et le week-end, votre consigne peut renvoyer vers la permanence des soins. Le site officiel Santé.fr rappelle que le 15 reste réservé aux urgences graves, et qu'en cas de doute sur la gravité il faut appeler le 15 (consulté le 25 octobre 2026). Indiquez à l'agent le numéro de garde en vigueur dans votre département, que votre ARS ou votre ordre peut vous confirmer.

Ce que l'agent ne fait pas

Il ne pose pas de diagnostic, n'interprète pas un résultat et ne donne aucun conseil de traitement. Il ne rassure pas un patient qui décrit un signe d'alerte : il oriente. Le patient peut toujours demander à parler à une personne.

Données de santé : secret, hébergement, information

Le secret professionnel s'étend à l'accueil

Le commentaire du Conseil national de l'Ordre des médecins sur l'article R.4127-4 du code de la santé publique rappelle que le secret couvre tout ce que le médecin a vu, entendu ou compris, et que les personnes qui l'assistent y sont tenues. Votre accueil téléphonique, humain ou automatisé, entre dans ce périmètre : le prestataire doit s'engager par contrat sur la confidentialité.

L'hébergement certifié HDS

Les transcriptions et comptes rendus d'un cabinet contiennent des données de santé. Leur hébergement pour votre compte relève de la certification HDS de l'Agence du numérique en santé. Le ministère de la Santé a précisé que le référentiel impose de stocker ces données dans l'Espace économique européen, dans une réponse parue au Journal officiel du 12 décembre 2023.

Chez OvyrIA, les données sont traitées en France et l'option HDS coûte 55 € HT par mois. Vous choisissez la durée de conservation, puis la plateforme supprime les données automatiquement.

Informer le patient

Le règlement européen sur l'IA impose d'annoncer l'IA dès le début de l'appel. Le RGPD impose d'informer sur la transcription et de permettre l'opposition. Notre article agent vocal IA et RGPD détaille ces deux obligations.

Combien ça coûte

L'offre santé OvyrIA Care s'ajoute à une formule avec agent pour 19 € HT par mois, avec 200 SMS inclus pour les liens Doctolib et les rappels. Exemples de budgets mensuels HT :

• Standardiste et Care : 88 €, ou 143 € avec l'hébergement HDS ;
• Secrétaire et Care : 198 €, ou 253 € avec l'hébergement HDS, pour un agenda Microsoft 365 ou Google.

La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois. Les pages métiers, comme celles des kinésithérapeutes et des dentistes, donnent les réglages propres à chaque profession.

Les questions à poser à tout prestataire

1. Où sont hébergés les transcriptions et les comptes rendus, et chez quel hébergeur ?
2. Cet hébergeur est-il certifié HDS, pour quelles activités ?
3. Quels services traitent la voix, et dans quel pays ?
4. Combien de temps les données sont-elles conservées, et qui y accède au cabinet ?
5. Comment le patient apprend-il qu'il parle à une IA ?
6. Que fait l'agent quand un patient décrit un signe d'alerte ?

Questions fréquentes

L'agent peut-il prendre un rendez-vous directement dans Doctolib ?

Non. Doctolib ne donne pas à un service tiers comme OvyrIA d'accès en écriture à l'agenda d'un praticien. L'agent qualifie la demande et envoie au patient le lien Doctolib du praticien par SMS, et le patient choisit son créneau.

Que fait l'agent face à une urgence médicale ?

Il applique les signes d'alerte que le cabinet a définis. Selon la consigne, il oriente vers le 15 ou le 112, ou transfère l'appel vers un praticien, et il le note dans le compte rendu. Il ne pose jamais de diagnostic.

Un cabinet sans secrétaire peut-il l'utiliser ?

Oui. Le praticien renvoie la ligne du cabinet ou son portable vers le numéro OvyrIA inclus dans les formules avec agent, sur non-réponse ou sur occupation. L'agent décroche pendant les séances et le praticien lit les comptes rendus entre deux patients.

L'option HDS est-elle obligatoire ?

Dès que les transcriptions et comptes rendus contiennent des données de santé, leur hébergement pour votre compte relève de la certification HDS. Un cabinet médical ou paramédical a donc intérêt à l'activer, pour 55 € HT par mois. Vérifiez votre situation avec votre délégué à la protection des données.