Ce que fait l'intégration Google Agenda
Un client qui appelle pour un rendez-vous veut raccrocher avec une date. Si vous êtes en intervention, il tombe sur une messagerie et réserve parfois ailleurs. L'agent de la formule Secrétaire consulte votre Google Agenda pendant la conversation et réserve tout de suite.
L'agent comprend la demande, pose les questions utiles (adresse, type de prestation), puis lit les disponibilités de l'agenda connecté. Il propose deux créneaux à la fois, dans vos horaires d'ouverture et dans la fenêtre que vous avez fixée : par exemple pas avant 48 heures, pas au-delà de trois semaines. Le client choisit, l'agent revérifie que le créneau est toujours libre, puis il crée l'événement avec le nom, le numéro de téléphone et le motif. Le client reçoit ensuite un SMS de rappel avant le rendez-vous.
Ce qui bloque un créneau, et ce qui ne le bloque pas
- Un événement ordinaire de votre agenda bloque le créneau.
- Un événement marqué « disponible » ne bloque pas : utile pour un rappel personnel posé dans l'agenda.
- Un événement sur la journée entière (congés, formation, salon) bloque toute la journée.
- Les jours fériés français et les fermetures que vous déclarez dans OvyrIA sont exclus d'office.
Comment se met en place la prise de rendez-vous
- Connecter Google. Depuis les connecteurs de votre espace client, un administrateur choisit Google Workspace et se connecte avec le compte dont l'agenda recevra les rendez-vous.
- Accepter les autorisations. Google affiche ce qu'OvyrIA demande : les événements de l'agenda, la lecture des contacts et la lecture des réunions Meet.
- Décrire ce que l'agent réserve. Nom de la prestation, durée, délai minimal, horizon de réservation, informations à demander au client.
- Tester l'agent. Le test lit votre vrai agenda et propose de vrais créneaux, mais ne pose rien.
- Mettre en service. Vous raccordez votre standard ou renvoyez votre portable vers le numéro OvyrIA inclus dans la formule.
Google Meet : l'import des enregistrements
Le même connecteur importe vos visios Google Meet qui ont une transcription. Elles arrivent dans la rubrique Enregistrements de votre espace, à côté de vos appels et des réunions enregistrées avec OvyrIA Compagnon. L'import tourne toutes les 15 minutes, ou tout de suite avec le bouton « Importer mes visios », et reprend les 30 derniers jours à la première connexion.
OvyrIA ne lance aucun enregistrement : vous activez la transcription dans Meet, ce qui demande une formule Google Workspace qui la propose (Business Standard ou supérieure). Les transcriptions de vos visios sont importées dans votre espace, avec vos appels.
Données et sécurité
L'agent lit votre agenda en direct, au moment de l'appel. Il écrit seulement les rendez-vous qu'il prend. Les transcriptions Meet importées sont stockées en France, avec la durée de conservation que vous choisissez, puis supprimées automatiquement. Chaque visio garde la mention « participants informés par Meet », puisque Meet annonce la transcription aux participants. Vous pouvez retirer le connecteur depuis votre espace, ou révoquer l'accès depuis votre compte Google.
Limites à connaître
- Les rendez-vous se posent dans l'agenda principal du compte connecté. Aujourd'hui, un connecteur sert toute l'entreprise ; des connecteurs par collaborateur sont prévus.
- L'agent ne gère pas de règles de tournée : si vos rendez-vous dépendent du trajet entre deux clients, indiquez-lui des créneaux par secteur dans ses consignes, ou gardez la validation finale.
- Les 200 SMS de la formule Secrétaire couvrent les rappels courants ; un pack de 200 SMS supplémentaires coûte 12 € HT par mois.
Vous utilisez Outlook plutôt que Google ? Le fonctionnement est le même avec Microsoft 365 et Teams.
Combien ça coûte
La prise de rendez-vous commence avec la formule Secrétaire à 179 € HT par mois : 600 minutes d'appels, 200 SMS de rappel, résumé de chaque appel par e-mail, 5 profils et le numéro OvyrIA. Mise en service offerte avec 12 mois d'engagement. Détails sur la page tarifs et dans le guide du secrétariat téléphonique IA.