Ce que fait l'intégration Microsoft 365 et Teams
Le connecteur Microsoft 365 sert deux usages, tous deux en service.
La prise de rendez-vous par l'agent vocal. Avec la formule Secrétaire, l'agent lit l'agenda Outlook du compte connecté au moment de l'appel. Vous réglez ce qu'il réserve (« visite technique », « premier rendez-vous »), la durée, le délai minimal avant un rendez-vous et l'horizon jusqu'auquel il propose. Il annonce deux créneaux libres à la fois, dans vos horaires d'ouverture, en tenant compte des jours fériés et de vos fermetures. Juste avant de réserver, il revérifie que le créneau est toujours libre, puis il pose le rendez-vous avec le nom, le téléphone et le motif de l'appelant. Le client reçoit un SMS de rappel avant le rendez-vous.
Dans Outlook, ces rendez-vous portent la catégorie « OvyrIA ». Un événement marqué « disponible » ne bloque pas l'agent ; une journée entière (congés, salon professionnel) bloque toute la journée.
L'import des réunions Teams. Les réunions Teams qui ont une transcription arrivent dans la rubrique Enregistrements de votre espace, à côté de vos appels et des réunions enregistrées avec OvyrIA Compagnon. L'import tourne toutes les 15 minutes, ou tout de suite avec le bouton « Importer mes visios ». À la première connexion, OvyrIA reprend les 30 derniers jours. Les transcriptions de vos visios sont importées dans votre espace, avec vos appels.
La mise en place, en cinq étapes
- Connecter Microsoft 365. Depuis votre espace client, un administrateur ouvre les connecteurs, choisit Microsoft 365 et se connecte avec le compte dont l'agenda servira aux rendez-vous.
- Approuver l'application. Microsoft affiche l'écran de consentement de l'application Entra d'OvyrIA. La lecture des transcriptions Teams demande l'accord d'un administrateur du locataire, donné une seule fois.
- Activer la transcription dans Teams. OvyrIA ne lance aucun enregistrement : seules les réunions dont la transcription a été activée dans Teams sont importées.
- Régler la prise de rendez-vous. Dans les réglages de l'agent : prestation réservée, durée, délai minimal, horizon de réservation.
- Tester avant la mise en service. Le bouton « Tester l'agent » lit votre vrai agenda et propose de vrais créneaux, sans rien y poser.
Données et autorisations
L'application demande des autorisations déléguées Microsoft Graph, limitées à ce dont l'agent a besoin : lecture et écriture des agendas, lecture des contacts, lecture des réunions en ligne et de leurs transcriptions, profil de l'utilisateur et maintien de la connexion.
L'agent lit l'agenda Outlook en direct : OvyrIA ne recopie pas vos rendez-vous chez lui. Les transcriptions importées, elles, sont stockées en France avec la même durée de conservation que vos appels, puis supprimées automatiquement. Chaque réunion importée garde la mention « participants informés par Teams », puisque c'est Teams qui annonce la transcription aux participants. Vous pouvez retirer le connecteur depuis votre espace, et révoquer l'application depuis votre console Microsoft.
Teams Phone : ce qu'il faut savoir
L'intégration décrite ici couvre l'agenda et les réunions. Elle ne fait pas de l'agent un interlocuteur de Teams Phone. Si votre entreprise téléphone avec Teams Phone, l'agent se raccorde par la voie téléphonique : comme un poste de votre standard SIP, ou par le numéro OvyrIA vers lequel vous renvoyez les appels. Chaque installation Teams Phone est différente, selon l'opérateur et le mode de raccordement : nous l'étudions avec vous avant de proposer un montage. Le guide SIP explique ces deux raccordements.
Limites à connaître
- Aujourd'hui, un connecteur sert toute l'entreprise : l'agent réserve dans l'agenda du compte connecté. Des connecteurs par collaborateur sont prévus.
- Seules les réunions Teams dont le compte connecté est l'organisateur sont lisibles.
- Le résumé automatique des réunions importées (décisions, actions) arrive avec la chaîne de résumé d'OvyrIA ; la transcription, elle, est déjà disponible.
Quelle formule choisir
La prise de rendez-vous dans Outlook commence avec la formule Secrétaire à 179 € HT par mois : 600 minutes d'appels, 200 SMS de rappel, résumé de chaque appel par e-mail et 5 profils. Si vous voulez seulement retrouver vos réunions Teams à côté de vos appels, la formule Essentiel à 39 € HT par mois suffit : elle importe vos transcriptions Teams (10 heures par mois). Le détail est sur la page tarifs, et l'ensemble des connecteurs sur OvyrIA Connect.