Le standard d'un centre d'imagerie
Un centre d'imagerie reçoit un volume d'appels élevé, avec des demandes très différentes d'une modalité à l'autre. Une radio standard se fait souvent sans rendez-vous. Une IRM ou un scanner demandent une planification, un questionnaire de sécurité et parfois une préparation. Une mammographie de dépistage suit un parcours propre, avec le courrier d'invitation.
Les appels se répartissent ainsi :
- la prise de rendez-vous : IRM, scanner, échographie, mammographie, densitométrie, radiologie interventionnelle ;
- la préparation : jeûne, produit de contraste, documents, durée de l'examen ;
- les résultats : délai, accès au compte rendu et aux images, envoi au médecin ;
- les modifications : report, annulation, retard le jour même ;
- les professionnels : médecins prescripteurs, services hospitaliers, cliniques.
Le questionnaire de sécurité, posé à chaque appel
Les centres demandent certaines informations dès la prise de rendez-vous. La page de l'Assurance Maladie sur le déroulement d'une IRM demande de signaler un matériel métallique ou électronique au moment du rendez-vous. Elle cite les stimulateurs cardiaques, les défibrillateurs implantés et les neurostimulateurs, qui peuvent contre-indiquer l'examen. Elle demande aussi de signaler une grossesse, une claustrophobie, une allergie au produit de contraste ou une maladie des reins.
Vous transformez votre propre questionnaire en consignes. L'agent pose les questions dans l'ordre, note les réponses et signale en tête de fiche toute réponse qui demande l'avis d'un radiologue. Il ne décide jamais si l'examen peut avoir lieu. La validation reste médicale.
La préparation envoyée par SMS
Chaque examen a sa préparation, et vous la rédigez une fois. Pour une IRM, la même page ameli.fr indique qu'il n'est le plus souvent pas nécessaire d'être à jeun, et que l'examen dure 15 à 30 minutes. Elle liste les documents à apporter : carte Vitale, ordonnance ou courrier du prescripteur, traitements en cours, examens antérieurs. Votre centre peut avoir ses propres règles, par exemple pour une injection : ce sont elles que l'agent envoie.
Le SMS évite le patient qui arrive sans ses anciens clichés ou qui a mangé avant un examen qui demandait le jeûne.
Les consignes de votre centre
- Les modalités par site, avec les examens réalisés sur chaque machine.
- Le questionnaire de sécurité par modalité, et les réponses qui déclenchent un signalement.
- Les préparations par examen, rédigées par vos manipulateurs ou vos radiologues.
- Les examens sans rendez-vous et leurs horaires.
- Le circuit des résultats : délai, portail d'images, envoi au prescripteur. L'agent n'annonce jamais un résultat.
- Les priorités que vous fixez, par exemple une demande d'un service d'urgences ou une suspicion de phlébite, avec leur destinataire.
Agenda, standard et logiciel du centre
Votre agenda d'examens vit dans votre logiciel de gestion du centre, que l'agent ne pilote pas. Il transmet donc une demande complète au secrétariat, qui propose le créneau. Si une partie de vos rendez-vous passe par Doctolib, l'agent envoie le lien par SMS (Doctolib et OvyrIA). Pour les examens planifiés dans un agenda Google ou Microsoft 365, la formule Secrétaire pose le rendez-vous elle-même.
Un centre a presque toujours un standard. L'agent s'y raccorde comme un poste sur un 3CX ou un autre standard SIP. Vous le placez en premier accueil pour trier les demandes, ou en débordement quand les secrétaires sont occupées.
Combien ça coûte
Un centre d'imagerie consomme plus de minutes qu'un cabinet, car le questionnaire allonge chaque appel. Exemple de calcul : 40 appels traités par jour, 3 minutes chacun, 22 jours par mois, cela fait 2 640 minutes. Comptez la formule Secrétaire + OvyrIA Care à 198 € HT par mois (600 minutes), plus des packs de minutes : 1 000 minutes supplémentaires coûtent 119 € HT par mois, et au-delà 0,19 € HT la minute. L'option HDS, en préparation, ajoutera 55 € HT. La formule Pro à 399 € HT inclut 1 500 minutes et un connecteur CRM, à étudier avec votre logiciel. Mise en service offerte avec 12 mois d'engagement ; le reste sur la page tarifs.