Ce qui fait sonner le téléphone d'un cabinet de médecine générale
Dans la même heure, un généraliste reçoit des appels très différents :
- la demande du jour : fièvre, gastro, douleur apparue la veille, certificat pour le sport ;
- le suivi : renouvellement d'ordonnance, résultats de prise de sang, rendez-vous de contrôle pour un diabète ou une hypertension ;
- l'administratif : arrêt de travail, feuille de soins, déclaration de médecin traitant, tiers payant ;
- les professionnels : laboratoire, pharmacien, infirmier à domicile, confrère spécialiste, EHPAD.
Sans secrétaire, chaque appel vous interrompt. Avec une secrétaire, la ligne sature à l'ouverture et à midi.
Le déroulé d'un appel pris par l'agent
L'agent annonce qu'il est une IA, pose les questions que vous avez prévues, puis choisit l'action :
- envoyer un lien Doctolib par SMS, avec le motif adapté (consultation du jour, suivi, visite longue) ;
- transmettre une demande au secrétariat ou à vous, avec un niveau de priorité ;
- transférer l'appel quand la consigne le prévoit, par exemple un confrère hospitalier ou un laboratoire qui signale une valeur critique ;
- orienter vers le 15 quand l'appelant décrit un signe d'alerte de votre liste.
L'agent ne donne aucun conseil médical et ne lit pas votre dossier patient.
Les règles à lui confier
Vous les écrivez une fois et les ajustez depuis l'espace client :
- Signes d'alerte et conduite à tenir pour chacun (15, transfert, alerte SMS).
- Nouveaux patients : prenez-vous de nouveaux patients comme médecin traitant, et sous quelles conditions.
- Créneaux du jour : à quelle heure ils ouvrent, sur quel lien Doctolib, et ce que dit l'agent quand ils sont pleins.
- Visites à domicile : communes desservies, critères, jours.
- Professionnels prioritaires : laboratoires, pharmacies, infirmiers.
- Remplacements : nom du remplaçant, dates, lien de rendez-vous.
Le soir, le week-end et la garde
Cabinet fermé, l'agent donne les numéros prévus par vos consignes. La permanence des soins ambulatoires couvre en général la nuit de 20 h à 8 h, le samedi après-midi, les dimanches et les jours fériés. L'accès au médecin de garde passe par une régulation téléphonique, au 15 ou au 116 117 selon les territoires, comme le rappelle une réponse du ministère à une question écrite au Sénat. Vous indiquez le numéro qui s'applique à votre département, et l'agent le donne sans improviser.
Doctolib et votre logiciel médical
Votre dossier patient reste dans votre logiciel métier (Weda, MédiStory, Crossway ou un autre), et l'agent n'y accède pas. Doctolib n'ouvre pas son agenda en écriture à un service tiers : l'agent envoie le lien de prise de rendez-vous et le patient réserve lui-même. Le fonctionnement est détaillé sur la page Doctolib et OvyrIA.
Sans standard, vous renvoyez la ligne du cabinet vers le numéro OvyrIA, en débordement ou pendant les consultations. Avec un standard 3CX ou un autre IPBX SIP, l'agent devient un poste de plus.
Le budget d'un cabinet
| Composant | Prix HT par mois |
|---|---|
| Agent Standardiste (300 min) | 69 € |
| OvyrIA Care (consignes santé, 200 SMS) | 19 € |
| Total | 88 € |
| Avec hébergement HDS (en préparation) | 143 € |
| Avec HDS (en préparation) et +500 minutes | 212 € |
Un exemple de calcul : si l'agent prend 15 appels par jour ouvré à 2 minutes chacun, il consomme environ 630 minutes sur 21 jours. Le pack de +500 minutes à 69 € HT couvre alors le dépassement. La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois. Le détail est sur la page OvyrIA Care et sur la page tarifs.