Les appels qu'une agence d'architecture reçoit
Une agence d'architecture répond à trois publics qui n'attendent pas la même chose. Le futur client découvre souvent la démarche : il veut construire, agrandir ou transformer un bâtiment et ne sait pas encore si un architecte est obligatoire pour lui. Les intervenants des chantiers en cours (entreprises, bureaux d'études, contrôleur technique) cherchent une réponse rapide sur un détail ou un rendez-vous. Le maître d'ouvrage suit l'avancement de son dossier.
Le recours à un architecte dépend du projet. Selon la fiche Entreprendre Service-Public sur le recours à l'architecte (consultée le 27 octobre 2026), un particulier qui construit pour lui-même doit faire appel à un architecte quand la surface de plancher dépasse 150 m², et une personne morale y est tenue pour tout projet soumis à permis de construire. Beaucoup d'appels de particuliers tournent autour de cette question. L'agent peut rappeler la règle générale que vous lui confiez, sans se prononcer sur un cas précis.
Le déroulé d'un appel de futur client
L'agent annonce qu'il est un assistant IA, puis il pose vos questions de découverte, dans l'ordre que vous choisissez :
- le projet : construction neuve, extension, surélévation, réhabilitation, changement d'usage ;
- le bâtiment et le terrain : surface existante et souhaitée, commune, terrain déjà acquis ou non, contraintes connues (pente, zone protégée) ;
- le demandeur : particulier, société, collectivité ;
- le calendrier et le budget : date de dépôt espérée, enveloppe de travaux envisagée ;
- les documents : titre de propriété, plan cadastral, relevé de géomètre, photos.
Il ne chiffre pas vos honoraires, sauf si vous lui donnez un tarif public pour une prestation précise, comme une consultation de conseil. Il ne juge pas la faisabilité d'un projet au regard du plan local d'urbanisme : il note la question pour l'architecte.
Réglages propres à l'agence
La mise en service sert à écrire ce qu'une assistante d'agence aurait appris en quelques mois :
- Les missions acceptées : maisons individuelles, logements collectifs, tertiaire, réhabilitation patrimoniale, aménagement intérieur.
- Le secteur : communes ou départements couverts, et la réponse à donner au-delà.
- Les projets que vous déclinez : petites annexes, missions de dessin seul, et l'orientation à proposer (CAUE de votre département, autre confrère).
- Les chefs de projet : qui suit quel chantier, pour que l'entreprise qui appelle au sujet d'un dossier tombe sur la bonne personne.
- Les créneaux de premier rendez-vous : jours, durée, lieu (agence, visio, sur le terrain).
Vous ajustez ces consignes depuis votre espace client, par exemple quand l'agence ferme pendant les congés d'été ou quand vous ne prenez plus de nouvelles maisons individuelles pendant un trimestre chargé.
Portable de l'architecte ou standard de l'agence
Un architecte indépendant travaille souvent avec un portable. Vous renvoyez les appels non décrochés vers le numéro OvyrIA inclus, et l'agent ne prend la main que lorsque vous ne répondez pas. Une agence équipée d'un standard 3CX ou d'un autre standard SIP raccorde l'agent comme un poste réservé : il transfère vers le poste du chef de projet ou vers l'accueil.
Les comptes rendus arrivent dans votre messagerie Microsoft 365 ou Google. Si vous animez vos réunions de suivi en visio, Compagnon produit le compte rendu de la réunion, et votre espace importe les transcriptions Teams (Zoom et Meet bientôt).
Le budget pour une agence d'architecture
Un architecte seul qui veut avant tout ne plus perdre de prospects choisit la formule Standardiste à 69 € HT par mois : 300 minutes, numéro OvyrIA, messages par e-mail. Une agence qui veut que l'agent pose aussi les premiers entretiens dans l'agenda prend la formule Secrétaire à 179 € HT par mois, avec 600 minutes, 200 SMS et un résumé de chaque appel.
Exemple de calcul : si l'agence reçoit dix appels par jour ouvré et que l'agent en traite la moitié, à trois minutes en moyenne, cela fait environ 330 minutes par mois. La formule Secrétaire couvre ce volume. La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois. Le détail figure sur la page tarifs.