Qui appelle un organisme de formation
Un centre de formation reçoit trois familles d'appels :
- les candidats individuels : demandeurs d'emploi, salariés en reconversion, particuliers qui veulent une date, un prix et savoir s'ils ont le niveau ;
- les entreprises et leurs services RH : devis pour un groupe, session en intra, convention, attestation de fin de formation ;
- les stagiaires en cours : retard, absence, salle, document oublié, accès à la plateforme d'e-learning.
S'y ajoutent les financeurs et les prescripteurs. Les pics suivent la vie de l'organisme : publication d'un calendrier, rentrée de septembre, fin d'année quand les entreprises bouclent leur plan de formation.
Ce que l'agent répond, ce qu'il transmet
L'agent décroche au nom de votre organisme et annonce qu'il est une assistance IA. Il répond avec vos informations : durée des formations, prochaines sessions, lieu, prérequis, tarifs publics, accessibilité des locaux.
Sur le financement, il présente les voies que vous acceptez (prise en charge par l'employeur, OPCO, France Travail, CPF si vos formations y sont éligibles) et renvoie vers le conseiller pour le montage. Il ne dit jamais qu'une formation « sera prise en charge » : c'est le financeur qui décide.
Pour une demande qui engage l'organisme (devis, inscription, aménagement pour un stagiaire en situation de handicap), il prend une fiche complète pour le bon destinataire.
Deux règles du secteur à intégrer aux consignes
Pas de prospection CPF par téléphone
Depuis la loi du 19 décembre 2022, il est interdit de démarcher par téléphone, SMS, courriel ou réseaux sociaux les titulaires d'un compte personnel de formation pour leur vendre une formation. L'amende administrative peut atteindre 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale, selon le Centre Inffo (article du 18 janvier 2023, consulté le 27 octobre 2026).
L'agent OvyrIA traite les appels entrants : il répond aux personnes qui vous contactent. Il ne passe aucun appel sortant de prospection.
Qualiopi et la traçabilité
Depuis le 1er janvier 2022, un organisme doit être certifié Qualiopi pour accéder aux fonds publics ou mutualisés (OPCO, État, Régions, Caisse des dépôts, France Travail), selon la DREETS Normandie (article L. 6316-1 du Code du travail, page consultée le 27 octobre 2026). Les comptes rendus d'appels, horodatés et conservés selon la durée que vous choisissez, gardent une trace des informations données et des demandes reçues.
Les consignes à préparer
- Le catalogue : formations, durées, prérequis, tarifs publics, lieux.
- Le calendrier : sessions à venir, places restantes si vous voulez les annoncer.
- Les destinataires : conseiller par thème ou par type de client, responsable pédagogique, référent handicap, comptabilité.
- Le financement : les voies que vous acceptez et la phrase à dire pour chacune.
- Les stagiaires en cours : à qui transmettre une absence ou un retard.
Avec votre téléphonie et vos outils
Si votre centre a un standard 3CX ou SIP, l'agent s'y raccorde comme un poste, prend l'accueil ou le débordement et transfère vers les conseillers. Sans standard, vous renvoyez la ligne vers le numéro OvyrIA. Les logiciels de gestion de formation comme Digiforma ou Dendreo ne sont pas raccordés en standard : l'agent envoie ses fiches par e-mail, et un connecteur CRM peut s'étudier si vous suivez vos prospects dans HubSpot ou un autre CRM.
Le prix pour un organisme de formation
Pour renseigner et transmettre, la formule Standardiste à 69 € HT par mois convient, avec 300 minutes et trois profils. Si vous voulez que l'agent fixe des rendez-vous d'information ou de positionnement dans l'agenda du centre et envoie des rappels par SMS, passez à la formule Secrétaire à 179 € HT par mois.
La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois. Le détail figure sur la page tarifs, et la comparaison avec un accueil classique sur agent IA ou standardiste.