Le calendrier téléphonique d'un chauffagiste
Votre téléphone suit la météo. En septembre et en octobre, les clients appellent pour la remise en route et l'entretien annuel. Au premier vrai froid, les pannes arrivent toutes la même semaine : chaudière en sécurité, pompe à chaleur bloquée en dégivrage, circulateur grippé après l'été. Au printemps, viennent les projets : remplacement d'une chaudière fioul, passage à la pompe à chaleur, ajout d'un ballon thermodynamique.
Une panne veut un créneau dans la journée, un entretien une date dans les semaines qui viennent, un projet une visite technique. Si tout finit sur la même messagerie, vous triez le soir et le client en panne a déjà appelé ailleurs.
Ce que vos clients demandent sur l'entretien obligatoire
Beaucoup d'appels portent sur la réglementation. Les chaudières au fioul, au gaz, au bois ou au charbon de 4 à 400 kW doivent être entretenues chaque année, et le professionnel remet une attestation dans les 15 jours qui suivent la visite, selon Service-Public.fr (page vérifiée le 19 mai 2025, consultée le 27 octobre 2026). Pour les pompes à chaleur de 4 à 70 kW, la FAQ du ministère de la Transition écologique indique un entretien tous les deux ans.
L'agent peut répondre à ces questions de base avec le texte que vous validez, puis proposer la visite. Il ne tranche pas un litige entre un locataire et son bailleur : il note la situation et vous la transmet.
Le déroulé d'un appel de panne
L'agent se présente au nom de votre entreprise et annonce qu'il est une IA. Il demande ensuite ce qu'un technicien demanderait au téléphone :
- l'énergie et l'appareil : gaz, fioul, granulés, pompe à chaleur air-eau ou géothermie, marque et modèle ;
- le symptôme : plus de chauffage, plus d'eau chaude, bruit, fuite au pied de l'appareil, code affiché ;
- les vérifications que vous autorisez : pression du circuit lue sur le manomètre, disjoncteur dédié, un seul réarmement ;
- la situation du foyer : nourrisson, personne âgée, logement sans autre chauffage.
Pour une odeur de gaz ou un détecteur de monoxyde de carbone qui sonne, il suit votre consigne de sécurité mot pour mot : sortir du logement et appeler les secours ou le numéro d'urgence gaz, puis vous prévenir. Il ne guide aucune manipulation sur un appareil à combustion.
Vos réglages de chauffagiste
- L'ordre des priorités : client sous contrat, personne fragile, absence totale de chauffage, puis le reste.
- Les marques et les énergies que vous suivez, et celles que vous refusez.
- Votre secteur et la réponse à donner hors zone.
- Vos tarifs publics : déplacement, forfait d'entretien si vous l'affichez.
- Les destinataires : technicien chaudière, frigoriste pour les pompes à chaleur, bureau pour les devis et la facturation.
- Vos qualifications : RGE, attestation de capacité pour manipuler les fluides frigorigènes. L'agent les cite quand un client les demande.
Portable, standard ou bureau
Un chauffagiste seul garde son portable et active le renvoi sur non-réponse vers le numéro OvyrIA. Une entreprise avec un bureau et plusieurs techniciens raccorde l'agent à son standard 3CX ou à un autre standard SIP : il transfère alors la panne vers le technicien d'astreinte ou le groupe atelier. L'agent connaît vos jours fériés et votre fermeture de fin d'année.
Le budget
Pour planifier les entretiens sans y passer vos soirées, la formule Secrétaire à 179 € HT par mois convient : rendez-vous dans votre agenda Google ou Microsoft 365, 200 SMS de rappel, résumé de chaque appel par e-mail, 600 minutes. Si vous voulez surtout ne plus perdre de pannes, la formule Standardiste à 69 € HT suffit.
La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois. En plein mois de décembre, une recharge de 500 minutes à 79 € HT couvre un pic d'appels. Le détail est sur la page tarifs, et le calculateur des appels manqués chiffre ce que vous perdez aujourd'hui.