Les appels d'une agence de location
Une agence de location indépendante ou franchisée reçoit des appels très différents selon la saison et la clientèle. Les particuliers louent un utilitaire pour un déménagement ou une voiture pour les vacances. Les entreprises louent un véhicule de remplacement ou un renfort pour un chantier. Les garages envoient des clients dont la voiture est immobilisée.
Les questions se ressemblent :
- La disponibilité d'une catégorie à une date donnée, et le prix.
- Les conditions : âge minimum, ancienneté du permis, caution, carte de crédit ou de débit.
- Le véhicule : volume utile, hauteur, boîte automatique, attelage, nombre de places.
- Le retrait et le retour : horaires, boîte à clés, retour le dimanche, aller simple.
- Les clients en cours de location : panne, accident, prolongation, retard.
Les fins de mois et les week-ends prolongés concentrent les réservations d'utilitaires. Les vacances scolaires concentrent celles de voitures et de minibus.
Ce que l'agent répond, et ce qu'il transmet
L'agent décroche au nom de l'agence et indique qu'il est une IA. Pour une demande de réservation, il relève les dates et heures, la catégorie ou le volume souhaité, le nombre de passagers, l'âge du conducteur et l'ancienneté de son permis, les options (siège enfant, diables, sangles, kilométrage).
Il répond aux questions dont vous lui avez donné la réponse : conditions, documents à présenter, horaires, montant de la caution. Il ne confirme pas une disponibilité sans votre accord, sauf si vous lui donnez une règle claire. La demande part ensuite par e-mail et SMS à l'agence, qui confirme au client.
Le permis B et les utilitaires : une question fréquente
Beaucoup de clients demandent quel véhicule ils peuvent conduire. La fiche Permis B : voiture ou camionnette de Service-Public.fr (consultée le 27 octobre 2026) indique que le permis B autorise un véhicule d'un poids total autorisé en charge inférieur ou égal à 3,5 tonnes, avec 9 places assises au maximum, conducteur compris. La même fiche précise les règles pour une remorque.
L'agent reprend ces règles et les adapte à votre flotte : il oriente vers vos véhicules accessibles en permis B, et transmet à l'agence toute demande qui sort de ce cadre (porteur, minibus de plus de 9 places).
Les clients en cours de location
Un client qui appelle pendant sa location a souvent un problème. Vous décidez ce que l'agent fait dans chaque cas :
- Panne ou crevaison : il donne le numéro d'assistance de votre contrat et prévient l'agence.
- Accident : avec blessés, il oriente vers le 112, puis relève les informations pour votre gestionnaire de sinistres.
- Retard ou prolongation : il note la nouvelle heure de retour et transmet à l'agence, qui confirme le tarif.
- Objet oublié dans le véhicule : il prend le message et les coordonnées.
Raccordement et logiciel de location
Vous renvoyez la ligne de l'agence sur non-réponse ou occupation vers le numéro OvyrIA. Avec un standard 3CX ou SIP, l'agent devient un poste et transfère vers le comptoir. L'agent n'écrit pas dans votre logiciel de gestion de location. Un connecteur vers un CRM du marché peut être étudié avec la formule Pro (voir les intégrations).
Quelle formule pour une agence de location
La formule Standardiste à 69 € HT par mois suffit si l'agence confirme elle-même les réservations : 300 minutes, numéro OvyrIA, messages par e-mail (par SMS en plus dès la formule Secrétaire). Si vous voulez que l'agent pose les créneaux de retrait et de restitution dans un agenda Microsoft 365 ou Google, la formule Secrétaire à 179 € HT par mois les réserve et envoie un rappel par SMS la veille. Dans les deux cas, la mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois. Voir la page tarifs.