Le téléphone d'un restaurant sonne aux pires moments
Vos clients appellent quand ils pensent à vous : en fin de matinée pour le midi même, en fin d'après-midi pour le soir. Ces créneaux tombent pile sur la mise en place et sur le service. Le téléphone sonne alors que la seule personne libre porte trois assiettes.
Les appels se ressemblent d'une semaine à l'autre :
- une table pour ce soir ou pour le week-end ;
- vos horaires, votre jour de fermeture, la cuisine en continu ou non ;
- le parking, la terrasse, l'accès en fauteuil roulant, les chiens acceptés ;
- une commande de pizzas ou de plats à emporter, avec l'heure de retrait ;
- un repas de groupe ou une privatisation ;
- un objet oublié la veille, une réclamation, un fournisseur.
Un répondeur ne règle pas la question du soir même : personne n'écoute les messages avant la fin du service. L'agent vocal OvyrIA décroche, répond à tout ce qui relève de l'information et oriente les demandes vers la bonne personne.
La réservation, sans faire semblant de voir la salle
L'agent ne se connecte pas à votre logiciel de réservation de restaurant. Il ne voit ni votre plan de salle ni les tables libres, et il le dit. Deux fonctionnements existent selon votre organisation.
Vous avez un outil de réservation en ligne (le module de votre site ou une plateforme de réservation) : l'agent envoie son lien par SMS pendant l'appel. Le client choisit son créneau, reçoit la confirmation de votre outil, et votre cahier reste à jour sans ressaisie.
Vous prenez les réservations à la main : l'agent enregistre une demande, jamais une réservation confirmée. Il recueille la date, l'heure, le nombre de couverts, le nom, le numéro de portable et les précisions utiles (terrasse, chaise haute, anniversaire). Vous recevez la fiche par e-mail, vous validez, puis vous rappelez ou envoyez un message au client.
Pour les plats à emporter, l'agent peut annoncer la carte et les prix que vous lui donnez. Il prend la commande sous forme de message si vous l'acceptez, ou renvoie vers votre site de commande.
Allergies : l'agent écrit, la cuisine répond
La réglementation impose au restaurant de pouvoir informer ses clients sur les allergènes présents dans les plats (décret n° 2015-447 cité par la DGCCRF). Cette information engage le chef, pas une voix au téléphone.
L'agent applique donc une règle simple : il note l'allergie ou le régime (sans gluten, végétalien, arachide), la transmet à la cuisine avec la date de la venue, et annonce que le chef ou la salle confirmera. Il ne dit jamais « pas de problème, c'est sans risque ». Vous pouvez lui faire préciser que la carte des allergènes est consultable sur place.
Groupes, privatisations et repas d'affaires
Une demande de groupe vaut souvent plusieurs tables ordinaires. L'agent pose les questions que poserait votre responsable de salle : nombre de personnes, date et service, formule souhaitée, budget par convive, besoin d'un espace privatif, conditions d'acompte si vous en demandez. Le gérant reçoit une fiche lisible et rappelle avec un menu.
Avec la formule Secrétaire, il peut aussi caler dans votre agenda Google ou Microsoft 365 un rendez-vous de visite ou de dégustation pour un mariage.
Les consignes à préparer avec nous
- Horaires : services du midi et du soir, dernière commande en cuisine, jour de fermeture, congés annuels.
- Réservation : lien de votre outil en ligne, ou règles de prise de demande (taille maximale d'une table sans validation, délai minimum).
- Allergies : formule exacte à prononcer et destinataire en cuisine.
- Vente à emporter : carte, prix, créneaux de retrait.
- Groupes : seuil à partir duquel la demande passe au gérant.
- Destinataires : salle, cuisine, comptabilité pour les fournisseurs.
Pour un client étranger, l'agent répond dans sa langue parmi 7, et vous recevez le compte rendu en français.
Ligne fixe, portable ou standard
Beaucoup de restaurants ont une ligne fixe sur leur box internet. Vous y programmez un renvoi « en cas de non-réponse » vers le numéro OvyrIA inclus dans la formule : le téléphone sonne d'abord au comptoir, l'agent prend le relais quand personne ne décroche. Le même renvoi fonctionne depuis un portable. Si votre établissement a un standard 3CX ou SIP, l'agent s'y raccorde et peut transférer un appel vers le bureau. Le principe est expliqué dans le guide du standard téléphonique IA.
Le budget pour un restaurant
La formule conseillée est Secrétaire à 179 € HT par mois. Elle comprend 200 SMS, utiles pour envoyer votre lien de réservation, un résumé de chaque appel par e-mail et 600 minutes. La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois, et le paiement annuel revient à 1790 € HT avec deux mois offerts.
Si vous ne voulez que des messages et des réponses aux questions pratiques, la formule Standardiste à 69 € HT suffit, sans l'envoi de SMS. Pour estimer ce que vous coûtent les appels du service, essayez le calculateur d'appels manqués ou comparez les formules sur la page tarifs.