Pourquoi le standard téléphonique d'un syndic ne désemplit pas
Un cabinet de syndic reçoit trois familles d'appels. Les incidents techniques d'abord : dégât des eaux entre deux appartements, ascenseur en panne, porte de garage bloquée ouverte ou fermée, éclairage des communs éteint, interphone muet. Les demandes administratives ensuite : appels de fonds, régularisation de charges, convocation et procès-verbal d'assemblée générale, état daté avant une vente, attestation pour un notaire. Les conflits enfin : nuisances sonores, encombrants dans le local vélos, voisin qui fait des travaux le dimanche.
Le gestionnaire qui suit ces immeubles passe une partie de son temps en visite, en rendez-vous avec les conseils syndicaux et en assemblée générale, souvent le soir. Les copropriétaires, eux, appellent quand le problème survient. Si personne ne répond, la frustration monte et finit en courrier au conseil syndical.
Le tri entre urgence technique et demande de gestion
L'agent commence par identifier la résidence : nom, adresse, bâtiment, étage, et si possible le numéro de lot. Il demande ensuite ce qui se passe. Vous lui donnez la grille de tri de votre cabinet. Elle ressemble souvent à ceci :
| Situation | Ce que fait l'agent |
|---|---|
| Fuite active, eau sur une installation électrique | Alerte immédiate de l'astreinte plomberie et du gestionnaire |
| Ascenseur bloqué avec une personne à l'intérieur | Rappelle d'utiliser le bouton d'alarme de la cabine, prévient l'ascensoriste et l'astreinte |
| Ascenseur à l'arrêt, personne bloquée | Signalement à l'ascensoriste selon votre contrat, message au gestionnaire |
| Porte d'entrée ou de parking qui ne ferme plus | Prestataire de dépannage ou astreinte, selon l'heure |
| Nuisances, conflit de voisinage | Message au gestionnaire, sans prendre parti |
| Appel de fonds, AG, état daté | Message à l'assistante de la résidence |
Pour un départ de feu, une odeur de gaz ou une personne en danger, l'agent oriente vers les secours (18, 112) avant toute autre chose. C'est vous qui écrivez la consigne exacte, il la suit à chaque appel.
Les prestataires d'astreinte de chaque résidence
Un grand nombre de résidences ont un contrat de maintenance d'ascenseur, un contrat de nettoyage, parfois un plombier ou un serrurier attitré. L'agent peut connaître ces informations immeuble par immeuble, avec le numéro à appeler et les horaires de chaque prestataire. Selon vos consignes, il transfère l'appel au prestataire, lui envoie la fiche ou vous laisse déclencher l'intervention. Il ne commande pas lui-même de travaux et ne s'engage sur aucun délai d'intervention.
Les demandes administratives sans déranger le gestionnaire
Les questions de charges, d'assemblée générale ou d'état daté demandent un dossier ouvert. L'agent ne lit pas votre logiciel de gestion de copropriété. Il recueille la demande avec ce qu'il faut pour la traiter : nom du copropriétaire, résidence, lot, objet précis, date de la vente pour un état daté et nom du notaire s'il est connu. Il peut donner les informations générales que vous lui confiez, comme les horaires d'accueil du cabinet, la manière d'accéder à l'extranet copropriétaires ou la date de la prochaine AG d'une résidence.
Les consignes à préparer
- La liste des résidences avec leur adresse, leurs bâtiments et le gestionnaire rattaché.
- La grille d'urgence de votre cabinet, jour et nuit.
- Les prestataires par résidence et leurs coordonnées.
- Les horaires d'astreinte : qui est joignable le soir, le week-end, les jours fériés.
- Les informations publiques : extranet, accueil, dates d'AG.
- Les destinataires : gestionnaires, assistantes, comptabilité mandants, service contentieux.
Raccordement et outils
Si votre cabinet utilise un 3CX ou un autre standard SIP, l'agent s'y ajoute comme un poste et prend les appels en dehors des heures d'accueil, ou en débordement quand l'accueil est occupé. Sans standard, le numéro OvyrIA inclus dans la formule peut servir de numéro d'urgence affiché dans les halls, ou recevoir le renvoi de votre ligne en cas de non-réponse. Le résumé de chaque appel arrive par e-mail au destinataire choisi, et le tableau de bord regroupe les appels de la semaine. Le guide du standard téléphonique IA détaille le raccordement.
Le prix pour un cabinet de syndic
La formule Standardiste à 69 € HT par mois couvre l'accueil, le tri et les messages, avec 300 minutes. Un syndic gère pourtant beaucoup d'appels le soir et le week-end, et l'alerte d'astreinte gagne à partir par SMS : la formule Secrétaire à 179 € HT, avec 200 SMS, 600 minutes, 5 profils et un résumé de chaque appel par e-mail, convient mieux à un cabinet qui gère plusieurs gestionnaires. La mise en service de 290 € est offerte avec 12 mois d'engagement. Les options de minutes et de profils sont sur la page tarifs. Les cabinets qui font aussi de la transaction peuvent lire la page agence immobilière.