Les appels d'une conciergerie, du check-in au virement
La messagerie d'Airbnb, de Booking ou d'Abritel absorbe une partie des échanges. Le téléphone garde tout ce qui presse ou ce qui s'explique mal par écrit. Une conciergerie qui gère une vingtaine de logements reçoit des appels de quatre publics différents :
- les voyageurs avant l'arrivée : heure d'arrivée possible, consigne à bagages, parking, arrivée anticipée, lit bébé ;
- les voyageurs pendant le séjour : boîte à clés, wifi, chauffage, plaque à induction, poubelles, voisin qui se plaint du bruit ;
- les propriétaires : calendrier, état du logement, revenus du mois, et les prospects qui veulent confier leur bien ;
- vos équipes et prestataires : agent de ménage qui signale une casse, linge manquant, plombier qui cherche l'adresse.
Les arrivées se concentrent le vendredi et le samedi en fin de journée, souvent après vos horaires. Les départs de la matinée produisent les objets oubliés et les questions de dépôt de clés.
Un guide d'arrivée par logement
L'agent répond à partir d'une fiche que vous remplissez pour chaque logement : adresse et accès, emplacement de la boîte à clés ou modèle de serrure connectée, place de parking, nom et mot de passe du wifi, réglage du chauffage, emplacement de la vanne d'arrêt d'eau et du tableau électrique, tri des déchets, heure de départ et dépôt des clés, règles de la maison (nombre de voyageurs, fêtes, animaux).
Pour les codes, vous choisissez la règle. La plus prudente : l'agent ne dicte jamais un code au téléphone et renvoie le voyageur vers le message d'arrivée de la plateforme. Autre option : il donne le code après avoir vérifié le nom de la réservation et le logement, pour les cas où vous l'acceptez. Il ne communique jamais l'adresse d'un logement à un appelant qui ne cite pas de réservation.
L'agent ne voit pas vos réservations. Vos calendriers vivent sur les plateformes ou dans votre logiciel de gestion locative, et OvyrIA n'y est pas connecté. Il ne modifie donc ni une date ni un prix, et il ne promet aucun remboursement : il transmet la demande à la personne qui gère le logement.
Urgences logement : la grille d'astreinte
Cette grille fixe les cas où votre téléphone sonne à 2 h du matin. Un exemple :
| Situation signalée | Ce que fait l'agent |
|---|---|
| Fuite d'eau active | Indique l'emplacement de la vanne d'arrêt, transfère l'appel à l'astreinte |
| Voyageur bloqué dehors | Vérifie la réservation, transfère l'appel à l'astreinte |
| Plus de chauffage en hiver | Fait vérifier le thermostat selon la fiche, puis alerte si rien ne change |
| Plainte de bruit d'un voisin | Note l'adresse, envoie un SMS prioritaire au responsable |
| Wifi en panne | Indique où se trouve la box et comment la redémarrer, message pour le matin |
| Malaise, incendie, odeur de gaz | Oriente vers le 15, le 18 ou le 112, puis prévient l'astreinte |
Vous ajustez la grille selon la saison : une panne de chauffage à Chamonix en février n'a pas le même poids qu'en juin.
Sept langues, comptes rendus en français
Une conciergerie d'Annecy, du Pays basque ou de la Côte d'Azur reçoit des voyageurs du monde entier. L'agent comprend et répond en français, anglais, allemand, italien, espagnol, portugais et néerlandais. Il détecte la langue au premier échange et traduit les informations de votre fiche, que vous rédigez une seule fois en français. Les comptes rendus vous parviennent en français. Le fonctionnement est détaillé sur la page agent vocal IA en français.
Les propriétaires qui veulent vous confier leur logement
Un appel de propriétaire prospect vaut un contrat de gestion. L'agent recueille le type de bien, la commune, la capacité, la disponibilité dans l'année, et la situation administrative du logement. Depuis la loi Le Meur du 19 novembre 2024, tous les meublés de tourisme doivent être enregistrés au plus tard le 20 mai 2026 sur un téléservice national, et le numéro d'enregistrement doit figurer sur les annonces. L'agent peut demander si le propriétaire a déjà ce numéro, sans donner de conseil juridique. Avec la formule Secrétaire, il réserve ensuite un rendez-vous d'estimation dans votre agenda Google ou Microsoft 365.
Raccordement
Vous affichez un seul numéro dans vos guides d'arrivée et vos annonces. Si votre conciergerie fonctionne avec des portables, vous les renvoyez vers le numéro OvyrIA. Si vos bureaux disposent d'un 3CX ou d'un IPBX SIP, nous y branchons l'agent : en journée il passe les appels au bureau, la nuit au portable d'astreinte.
Combien ça coûte pour une conciergerie
Pour une conciergerie, nous conseillons la formule Secrétaire à 179 € HT par mois : 600 minutes, 200 SMS pour alerter l'astreinte ou renvoyer un lien, un résumé de chaque appel par e-mail et les rendez-vous propriétaires dans l'agenda. Exemple de calcul : 25 logements qui génèrent chacun 4 appels de 3 minutes par mois représentent 300 minutes. En haute saison, une enveloppe de 500 minutes supplémentaires coûte 69 € HT par mois.
La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois. Les autres options sont sur la page tarifs, et la page hôtels et campings traite des établissements avec réception.