Standardiste, secrétariat externalisé ou IA : le vrai comparatif de coûts

Une standardiste salariée au Smic coûte environ 1 930 € par mois à l'employeur, un secrétariat téléphonique externalisé se facture de quelques dizaines à quelques centaines d'euros selon le nombre d'appels, et un agent vocal IA démarre à 69 € HT par mois. Ces trois chiffres ne couvrent ni les mêmes heures ni le même travail : le bon choix dépend de votre volume d'appels, de vos horaires et de ce que vous attendez de la personne (ou du logiciel) qui décroche.

Cet article pose les calculs à plat. Chaque chiffre externe a sa source, chaque hypothèse est écrite. Refaites le calcul avec vos propres données : c'est le seul qui compte.

Les hypothèses de départ

Pour comparer des choses comparables, prenons une petite entreprise type :

• 25 appels entrants par jour ouvré, du lundi au vendredi, soit environ 550 appels par mois ;
• une durée moyenne de 2 minutes par appel, soit environ 1 100 minutes par mois ;
• des appels aussi le soir et le samedi, en petit nombre ;
• un besoin simple : renseigner, orienter, prendre un message, parfois caler un rendez-vous.

Ces chiffres sont des hypothèses de travail. Votre journal d'appels vous donnera les vôtres en quelques minutes.

Option 1 : une standardiste salariée

Depuis le 1er juin 2026, le Smic brut s'élève à 12,31 € de l'heure, soit 1 867,02 € par mois pour 35 heures par semaine, selon Legisocial (2026), qui reprend les montants officiels.

Au niveau du Smic, la réduction générale des cotisations patronales efface la plus grande partie des charges. Les estimations publiées en 2026 situent le coût total employeur autour de 1 930 € par mois, hors mutuelle et frais annexes, selon CDG Services (juin 2026) et Staffmatch (2026). Cette réduction diminue vite quand le salaire monte : la même source CDG Services estime à environ 2 900 € le coût mensuel d'un salaire de 2 200 € brut. Pour votre cas précis (effectif, convention collective, taux accident du travail), le simulateur de cotisations employeur de l'Urssaf reste la référence.

Ajoutez à ce coût :

• la part employeur de la mutuelle obligatoire ;
• le poste de travail (bureau, téléphone, ordinateur, licences) ;
• le temps de recrutement et de formation.

Ce que ce budget couvre, et ce qu'il laisse de côté

Une salariée à temps plein travaille 35 heures sur les 168 heures d'une semaine. Elle prend cinq semaines de congés payés par an, déjeune, tombe malade parfois. Les appels du soir, du samedi et des vacances restent sans réponse, sauf à payer un remplacement ou un second poste.

En échange, vous obtenez ce qu'aucun logiciel ne fournit : une personne qui connaît vos clients, gère l'accueil physique, le courrier, les devis, les relances. Si votre besoin dépasse le téléphone, le salarié reste souvent la meilleure option. Notre comparatif agent IA ou standardiste détaille cette question.

Option 2 : un secrétariat téléphonique externalisé

Les télésecrétariats facturent en général un abonnement et un nombre d'appels inclus, puis chaque appel supplémentaire. Quelques repères publics :

• Le guide de Companeo indique des forfaits d'environ 80 € par mois pour 50 appels, 150 € pour 100 appels et 350 € pour 300 appels, avec des formules complètes (filtrage, rendez-vous, agenda) de 200 € à plus de 500 € par mois, selon Companeo (mis à jour en avril 2025). Ces montants restent indicatifs.
• Le prestataire Préposé affiche des forfaits catalogue allant de 39 € pour 50 appels à 139 € pour 204 appels par mois, avec une couverture du lundi au samedi de 8 h à 20 h, sans préciser sur la page s'il s'agit de prix HT ou TTC, selon sa page d'offre (relevée en octobre 2026).

Avec notre hypothèse de 550 appels par mois, vous dépassez les forfaits d'entrée de gamme. En appliquant la fourchette de Companeo (350 € pour 300 appels), le budget dépasse plusieurs centaines d'euros par mois, avant les options de prise de rendez-vous.

Les points à vérifier dans un devis

• Les horaires couverts : beaucoup d'offres s'arrêtent à 20 h et ne couvrent pas le dimanche.
• La définition d'un appel facturé : un appel raccroché au bout de 5 secondes compte-t-il ?
• Le traitement réel : prise de message seule, ou accès à votre agenda ?
• La connaissance de votre métier : le télésecrétaire suit une fiche, il ne connaît ni vos produits ni vos clients.

Le comparatif agent IA ou secrétariat externalisé reprend ces critères un par un.

Option 3 : un agent vocal IA

Un agent vocal IA se facture à l'abonnement avec une enveloppe de minutes. Chez OvyrIA, les prix publics sont les suivants (HT par mois) :

• Standardiste, 69 € : un agent 24 h/24 qui renseigne, transfère et prend les messages, avec 300 minutes et un numéro dédié inclus ;
• Secrétaire, 179 € : la même chose, plus la prise de rendez-vous dans votre agenda Microsoft 365 ou Google, 200 SMS, un résumé de chaque appel par e-mail et 600 minutes ;
• Pro, 399 € : Secrétaire, plus un agent SAV, un chatbot, un connecteur CRM et 1 500 minutes.

Avec notre hypothèse de 1 100 minutes par mois, la formule Secrétaire (600 minutes) a besoin d'une enveloppe complémentaire de 500 minutes à 69 € par mois. Total : 179 € + 69 € = 248 € HT par mois, pour un décroché le jour, la nuit et le week-end. Au-delà de l'enveloppe, la minute coûte 0,19 € HT, et vous recevez une alerte à 80 % de consommation. L'agent continue de décrocher quand l'enveloppe est épuisée.

Si votre entreprise reçoit plutôt 10 appels par jour, les 300 minutes de la formule Standardiste suffisent et le budget reste à 69 € HT par mois. La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois.

Ce que l'agent ne fait pas

Il ne remplace pas une personne pour l'accueil physique, la saisie des factures ou une négociation commerciale. Il ne décide rien à votre place : pour une réclamation délicate ou une demande hors consignes, il transfère ou prend un message. Il annonce dès le début de l'appel qu'il est une IA, et l'appelant peut demander à parler à quelqu'un.

Le calcul à refaire avec vos chiffres

Pour trancher, notez trois données sur un mois :

1. Le nombre d'appels reçus et leur durée moyenne, lus dans le journal de votre standard ou de votre opérateur.
2. La répartition horaire : quelle part arrive en dehors de vos heures d'ouverture ?
3. La part des appels simples (horaires, adresse, prise de message) par rapport aux appels qui exigent une décision.

Si la majorité des appels sont simples et que beaucoup arrivent hors horaires, l'agent IA couvre le besoin pour une fraction du coût d'un poste. Si vos appels demandent du jugement et que l'accueil physique compte, gardez votre standardiste et confiez à l'agent les débordements, la pause de midi et la nuit. Les deux se combinent sur le même standard.

Le secrétariat téléphonique IA présente le fonctionnement en détail. Pour savoir combien d'appels vous échappent aujourd'hui, passez votre accueil au Score d'accueil, puis demandez une démo avec vos propres scénarios d'appel.