Les appels d'une boulangerie tombent pendant le service
Vos clients appellent aux heures où ils pensent à vous : le matin avant le travail, le midi, en fin d'après-midi. Ce sont aussi les heures de la file d'attente. Une vendeuse qui décroche laisse le comptoir, et une commande prise à la hâte se note mal.
Les demandes reviennent d'une semaine à l'autre :
- un gâteau d'anniversaire, un entremets ou une pièce montée pour une date précise ;
- du pain en quantité pour une fête, une cantine ou un restaurant ;
- des plateaux de viennoiseries pour une réunion d'entreprise ;
- les horaires du dimanche, le jour de fermeture, les congés ;
- la présence de gluten, d'œufs ou de fruits à coque dans un produit.
Une commande de pâtisserie, de l'appel à la fiche
L'agent décroche au nom de la boulangerie et annonce qu'il est un assistant IA. Il écoute la demande, puis suit la liste que vous lui avez donnée. Pour un gâteau : le parfum ou le modèle, le nombre de parts, l'inscription, les bougies, la date et l'heure de retrait. Pour du pain en quantité : le type de pain, le nombre, le tranchage éventuel, le jour.
Il relit la commande à voix haute avant de raccrocher. La fiche part ensuite par e-mail à l'adresse de votre choix, celle du laboratoire ou celle de la boutique. Vous l'imprimez et la classez avec les autres commandes du jour.
L'agent ne confirme pas une commande que vous ne pouvez pas tenir. Si la date demandée tombe un jour de fermeture, il le dit et propose la veille. Si la commande dépasse le volume que vous acceptez sans validation, il annonce que vous rappelez pour confirmer.
Allergènes : ce qu'il répond, ce qu'il transmet
Pour les produits vendus sans emballage, l'information sur les allergènes doit être donnée par écrit, près du produit, selon le décret n° 2015-447. Au téléphone, l'agent renvoie à cette information affichée en boutique. Il peut citer la composition de base d'un produit si vous la lui avez écrite, mais il ne dit jamais qu'un gâteau convient à une personne allergique. Il note la question, la transmet au pâtissier et annonce un rappel.
Les consignes à écrire pour votre boutique
- Vos produits sur commande : gâteaux, tailles, parfums, pièces montées, et ce qui se vend seulement en vitrine.
- Vos délais : combien de jours avant pour chaque produit, et la date limite des commandes de fêtes.
- Vos horaires : jour de repos, horaires du dimanche, congés annuels, ouvertures exceptionnelles.
- Les questions sur les ingrédients : ce que l'agent peut dire, et à qui il transmet le reste.
- Les clients professionnels : restaurants, cantines, entreprises, et la personne qui gère leurs commandes.
- Le paiement : si vous demandez un versement à la commande, sa forme et son montant, que l'agent annonce sans l'encaisser.
Vous modifiez ces consignes depuis votre espace client, par exemple pour ajouter la galette des rois en janvier.
Avec la ligne de la boutique, sans rien changer
Une boulangerie a rarement un standard. Vous programmez un renvoi de la ligne de la boutique vers le numéro OvyrIA, sur non-réponse ou sur occupation. Quand une vendeuse peut décrocher, rien ne change. Quand la file est longue ou que la boutique est fermée, l'agent répond. La page standard téléphonique IA détaille les réglages selon votre box. Si vous avez plusieurs boutiques reliées à un standard 3CX, l'agent s'y raccorde comme un poste.
Le budget pour une boulangerie-pâtisserie
La formule Standardiste à 69 € HT par mois couvre l'essentiel : renseignements, commandes notées et envoyées par e-mail, 300 minutes et le numéro OvyrIA. Une commande de gâteau dure deux ou trois minutes. Si l'agent en prend quatre par jour, six jours sur sept, vous restez sous l'enveloppe avec la marge pour les questions d'horaires.
Avant les fêtes, les appels montent. Vous ajoutez 250 minutes pour 39 € HT le mois concerné, ou une recharge de 500 minutes à 79 € HT valable 12 mois. La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois. La grille complète est sur la page tarifs.