Les appels d'une crèche, au fil de la journée
Les appels d'une crèche tombent aux pires moments pour l'équipe :
- de 7 h à 9 h : absences pour maladie, retards, changement de la personne qui viendra chercher l'enfant ;
- pendant le repas et la sieste : questions de parents, appels de fournisseurs, rappels de la mairie ou de la Caf ;
- en fin de journée : parent bloqué dans les bouchons qui prévient de son retard ;
- en continu : familles qui cherchent une place.
Dans une micro-crèche, l'équipe est réduite et la référente technique passe une partie de son temps auprès des enfants. Chaque appel décroché retire une adulte d'un groupe.
Ce que l'agent fait d'un appel de parent
L'agent décroche au nom de la crèche et annonce qu'il est une assistance IA. Il reconnaît le motif et pose les questions que vous avez prévues.
Pour une absence : prénom et nom de l'enfant, groupe, motif si le parent souhaite le donner, date de retour envisagée. Il rappelle le délai de prévenance de votre règlement.
Pour un retard ou une personne autorisée : il note l'heure prévue et le nom de la personne qui viendra. L'équipe vérifiera son identité sur place.
Pour une question de santé : un enfant a chuté le week-end, prend un nouveau traitement, a eu de la fièvre. L'agent ne donne aucun avis. Il transmet le message à la direction ou à la référente santé et, si le parent décrit une situation grave, il l'oriente vers le 15 selon votre consigne.
Les demandes de place sans y passer ses journées
Une famille qui cherche un mode de garde contacte plusieurs structures. Le site monenfant.fr de la Caf recense les crèches près de chez elle, puis elle téléphone. L'agent répond avec vos informations : âges accueillis, horaires d'ouverture, jours de fermeture, mode de tarification, places disponibles si vous les indiquez.
Il recueille ensuite la demande : âge de l'enfant, date d'entrée souhaitée, jours et amplitude, accueil régulier ou occasionnel, coordonnées. La direction rappelle les familles quand une place se libère. Si une commission municipale attribue vos places, l'agent donne les coordonnées du service de la mairie.
Les consignes à rédiger avec la direction
- Les destinataires : direction, référente technique, référente santé, comptabilité pour les factures.
- Le règlement de fonctionnement résumé : délai pour prévenir d'une absence, horaires d'arrivée et de départ, fermetures annuelles.
- Les situations à transférer : parent qui signale un accident, appel de la PMI, enfant non récupéré à la fermeture.
- Les informations pour les familles en recherche : âges, tarifs, procédure d'inscription, visite de la structure.
- Ce qu'il ne doit jamais dire : aucune information sur un autre enfant, aucune confirmation de présence d'un enfant à un appelant inconnu.
Téléphone fixe, portable ou standard
Si votre crèche fonctionne avec une simple ligne et un portable de direction, vous renvoyez la ligne vers le numéro OvyrIA sur non-réponse : quand une professionnelle peut décrocher, elle décroche, sinon l'agent prend l'appel. Un réseau de plusieurs crèches avec un standard 3CX ou SIP raccorde l'agent comme un poste et l'utilise pour toutes ses structures. Le guide standard téléphonique IA détaille les deux cas.
Combien ça coûte pour une crèche
Une micro-crèche reçoit surtout des absences et des questions simples : la formule Standardiste à 69 € HT par mois suffit, avec 300 minutes et le numéro OvyrIA. Une crèche qui veut que l'agent fixe les visites de la structure dans l'agenda de la direction et envoie un résumé de chaque appel prend la formule Secrétaire à 179 € HT par mois.
La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois. Voir les tarifs.