Le téléphone d'une mairie, guichet de tous les services
Une mairie reçoit des appels sur tout ce qui touche la vie de la commune, y compris sur des compétences qu'elle n'exerce plus. Les habitants ne savent pas toujours que la déchetterie ou l'eau dépendent de l'intercommunalité : ils appellent la mairie.
Dans une commune rurale, les sujets reviennent d'une semaine à l'autre :
- l'état civil : copie d'acte de naissance, dossier de mariage ou de PACS, déclaration de décès, livret de famille ;
- les titres d'identité : où déposer la demande, quels papiers apporter, délai ;
- l'urbanisme : déclaration préalable pour une clôture ou un abri de jardin, permis de construire, consultation du PLU ;
- l'école et le périscolaire : inscription à la cantine, absence d'un enfant, garderie du mercredi ;
- la vie locale : location de la salle des fêtes, horaires de la déchetterie, ramassage des encombrants, cimetière, bruit, chiens errants.
La secrétaire de mairie seule face au téléphone
La loi du 30 décembre 2023 a renommé la fonction : dans les communes de moins de 3 500 habitants, on parle désormais de secrétaire général de mairie. Le travail n'a pas changé. Une même personne tient l'accueil, prépare les arrêtés, suit le budget et répond au téléphone, souvent sur un temps partagé avec une autre commune.
L'agent ne fait aucune démarche à sa place. Il absorbe les appels d'information pendant les heures de fermeture et quand elle reçoit du public. Les demandes qui demandent son intervention (un acte à délivrer, un dossier incomplet, un rendez-vous avec le maire) lui arrivent par e-mail, rédigées et classées.
Titres d'identité, état civil, urbanisme : les réponses de l'agent
Cartes d'identité et passeports
Seules les mairies équipées d'un dispositif de recueil enregistrent les demandes, sur rendez-vous. Si votre commune n'en dispose pas, l'agent l'explique, indique le moteur de rendez-vous de l'État (rendezvouspasseport.ants.gouv.fr) et la pré-demande gratuite sur le site de l'ANTS. Si votre mairie est équipée, il donne vos jours de recueil et, avec la formule Secrétaire, réserve le créneau dans votre agenda Google ou Microsoft 365.
État civil
L'agent explique comment obtenir une copie ou un extrait d'acte, en ligne sur service-public.fr ou en mairie, et quelles pièces fournir pour un mariage. Il ne communique aucune information contenue dans un acte : il oriente vers la procédure.
Urbanisme
Depuis le 1er janvier 2022, chaque commune doit pouvoir recevoir les demandes d'autorisation d'urbanisme par voie électronique. L'agent indique l'adresse de votre téléservice, les permanences de l'instructeur si vous en avez, et prend un message pour un rendez-vous avec l'adjoint à l'urbanisme. Il ne dit jamais si un projet sera accepté.
Astreinte des élus et urgences de la commune
Beaucoup de communes organisent une permanence des élus le soir et le week-end. Vous saisissez le planning dans OvyrIA, et l'agent transfère vers l'élu de permanence pour les cas que vous avez listés : chaussée inondée, arbre en travers de la route, panne de l'éclairage public sur un carrefour, fuite sur le réseau d'eau si la régie est communale.
Pour un danger immédiat, il oriente vers le 17, le 18 ou le 112, selon votre consigne. Pour une coupure d'eau gérée par un syndicat ou un délégataire, il donne le numéro d'urgence de ce service. Le maire n'est plus réveillé pour une poubelle non ramassée.
Les informations à fournir à l'agent
- Horaires : ouverture de la mairie, de l'agence postale, de la bibliothèque ; fermetures estivales et ponts. OvyrIA gère les jours fériés et les périodes datées.
- Services intercommunaux : déchetterie, eau, assainissement, transport scolaire, avec le numéro à donner.
- École et cantine : portail famille, délai pour signaler une absence, tarifs votés par le conseil.
- Salle des fêtes : capacité, tarifs habitants et extérieurs, caution, personne qui gère les réservations.
- Transferts et destinataires : secrétariat, services techniques, élus par délégation.
- Sujets réservés : demandes d'élus d'opposition, presse, contentieux : message pris, transmis au maire.
Raccordement, données et achat public
Sans standard, vous renvoyez la ligne de la mairie vers le numéro OvyrIA, en dehors des heures d'ouverture ou sur non-réponse. Avec un 3CX ou un autre IPBX SIP, l'agent devient un poste et transfère vers les bureaux. Le fonctionnement est détaillé sur la page du standard téléphonique IA.
Les appels sont stockés en France et traités dans l'Union européenne, avec une durée de conservation choisie par la commune et une suppression automatique. OvyrIA agit comme sous-traitant de la commune au sens du RGPD : votre délégué à la protection des données dispose des informations pour l'inscrire au registre des traitements. La page agent vocal IA français détaille la chaîne technique.
La commune achète ce service selon ses propres règles de commande publique. Nous fournissons un devis et les documents demandés par votre procédure.
Le budget pour une commune
| Usage | Formule | Prix HT par mois |
|---|---|---|
| Renseigner, transférer, prendre les messages, astreinte | Standardiste | 69 € |
| En plus : rendez-vous de titres d'identité ou de permanence, 200 SMS | Secrétaire | 179 € |
La Standardiste inclut 300 minutes. Exemple de calcul : 10 appels par jour ouvré de 2 minutes représentent environ 400 minutes par mois ; un pack de +250 minutes à 39 € HT par mois suffit alors. La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois, et le paiement annuel donne 2 mois offerts. Toutes les options sont sur la page tarifs.