Les appels d'un institut arrivent quand les cabines sont pleines
Dans un institut de deux ou trois cabines, la praticienne qui décroche quitte un soin. Pendant une épilation à la cire, un modelage ou une pose de vernis semi-permanent, c'est impossible. Les clientes appellent pourtant à ces heures-là : à la pause de midi, en sortant du bureau, le samedi matin.
Votre téléphone reçoit surtout des demandes de rendez-vous, avec des variantes qui comptent :
- épilations : zones, cire ou lumière pulsée, première séance ou entretien ;
- soins du visage et du corps : quel soin pour quelle peau, durée, cure de plusieurs séances ;
- spa et bien-être : accès hammam ou sauna, modelage en duo, privatisation pour un anniversaire ;
- mains et regard : manucure, semi-permanent, rehaussement de cils, teinture des sourcils ;
- questions pratiques : prix affichés, carte cadeau, retard, annulation.
Les clientes qui appellent hésitent souvent entre deux soins ou veulent en enchaîner plusieurs.
Le déroulé d'une réservation par l'agent
L'agent décroche au nom de l'institut et annonce qu'il est un assistant IA. Il écoute la demande, puis applique votre carte des soins :
- il identifie la prestation demandée ;
- il vérifie les questions préalables que vous avez écrites (première épilation à la lumière pulsée, grossesse pour un modelage, allergie connue pour une teinture de cils) ;
- il cherche un créneau libre dans l'agenda de l'institut ;
- il réserve, envoie le SMS de confirmation et vous transmet un résumé.
Il ne donne aucun avis médical ou dermatologique. Une cliente qui décrit une réaction cutanée après un soin reçoit la réponse prévue par vos consignes, en général un message prioritaire pour la gérante et le conseil de consulter un médecin si la réaction s'aggrave.
Votre planning sur une plateforme ou dans un agenda partagé
Beaucoup d'instituts tiennent leur planning sur une plateforme comme Planity, Treatwell ou Fresha. OvyrIA ne réserve pas dans ces plateformes. L'agent qualifie la demande et envoie par SMS le lien de votre page de réservation, avec un message qui indique la prestation à choisir.
Si votre planning est dans Google Agenda ou Microsoft 365, la formule Secrétaire réserve directement, praticienne par praticienne. La page agenda Google détaille le fonctionnement.
Ce que vous lui confiez à la mise en service
- La carte des soins : nom, prix affiché, durée réelle en cabine, praticiennes habilitées.
- Les enchaînements possibles : épilation puis soin du visage, hammam avant modelage, pause minimale entre deux soins.
- Les questions préalables par soin, et ce que l'agent fait quand la réponse impose votre avis.
- La politique d'annulation : délai, cures payées d'avance, clientes absentes à répétition.
- Les destinataires : réservations, forfaits mariée et groupes, comptabilité.
Ligne de l'institut, renvoi et standard
Vous gardez votre numéro. Un renvoi vers le numéro OvyrIA, inclus dans la formule, se déclenche quand la ligne sonne sans réponse ou qu'elle est occupée. Une esthéticienne libre décroche comme avant ; sinon l'agent prend l'appel. Un spa équipé d'un standard SIP raccorde l'agent. Le guide standard téléphonique IA compare les deux montages.
Le prix pour un institut ou un spa
La formule conseillée est Secrétaire à 179 € HT par mois : 600 minutes, rendez-vous dans l'agenda, 200 SMS et un résumé de chaque appel par e-mail. Si votre planning reste sur une plateforme en ligne, la formule Standardiste à 69 € HT suffit pour qualifier la demande et vous la transmettre ; pour envoyer le lien de réservation par SMS, prenez la formule Secrétaire (200 SMS inclus).
Le calculateur du coût des appels manqués vous aide à chiffrer. La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois, et toutes les options figurent sur la page tarifs.