Le téléphone d'un salon sonne pendant les prestations
Dans un salon de deux ou trois fauteuils, personne n'est assis à l'accueil. Le téléphone sonne pendant un shampoing, une pose de couleur ou un dégradé à la tondeuse. La plupart des appels concernent un rendez-vous : en prendre un, le décaler, prévenir d'un retard. Les autres portent sur les prix (« combien pour un balayage sur cheveux longs ? »), les horaires du samedi, un produit vendu au salon, une carte cadeau ou un essai de coiffure de mariée.
Une partie de votre clientèle réserve en ligne. Celle qui appelle a souvent une demande moins simple : une première couleur, une coupe pour un enfant qui a peur de la tondeuse, une prestation longue à caler avant un événement. Elle a besoin qu'on lui pose deux questions, pas d'un répondeur. Les semaines avant les fêtes de fin d'année et la saison des mariages concentrent les appels.
Planity, Treatwell, Fresha ou agenda Google : deux façons de travailler
OvyrIA ne se connecte pas aux plateformes de réservation du secteur. Selon l'outil qui tient votre agenda, l'agent fonctionne de deux manières.
Votre salon réserve sur une plateforme en ligne. L'agent identifie la prestation et le coiffeur, puis adresse au client, par SMS, le lien de votre page sur la plateforme avec un message que vous avez rédigé : « Pour un balayage, choisissez la prestation Balayage + soin avec Élodie ». Le client choisit son créneau, la plateforme envoie ses confirmations comme d'habitude. C'est le même principe que pour les cabinets de santé qui utilisent Doctolib.
Votre salon tient son agenda dans Google ou Microsoft 365. Avec la formule Secrétaire, l'agent consulte les disponibilités de l'agenda du salon, réserve le créneau, envoie la confirmation et un rappel SMS la veille. Le fonctionnement est décrit sur la page agenda Google.
Ne faites pas réserver l'agent dans un agenda Google si votre agenda de référence reste sur une plateforme : deux agendas parallèles finissent en double réservation.
Durées, coiffeurs et diagnostic
L'agent réserve juste si vous lui donnez votre grille. Un exemple à adapter à votre salon :
| Prestation | Durée indicative | Qui |
|---|---|---|
| Coupe homme ou barbe | 30 min | Tout le salon |
| Coupe et brushing femme | 1 h | Tout le salon |
| Racines et brushing | 1 h 15 | Coloristes |
| Balayage ou mèches | 2 h 30 à 3 h | Coloriste confirmée |
| Essai de chignon de mariée | 1 h | Une seule coiffeuse |
Pour une coloration d'oxydation, la plupart des fabricants recommandent un test de tolérance 48 heures avant l'application. Si votre salon l'applique, l'agent le propose et réserve les deux rendez-vous dans l'ordre. Quand la demande est incertaine (retour au brun après un blond, décoloration sur cheveux déjà colorés), il réserve un diagnostic ou laisse un message à la coloriste plutôt que de deviner une durée.
Rendez-vous non honorés : la règle que l'agent répète
Chaque salon a sa politique : délai pour annuler, prestations longues confirmées la veille, client qui a manqué deux rendez-vous. L'agent l'annonce au moment de la réservation et la rappelle dans le SMS de confirmation. Avec la formule Secrétaire, il envoie un rappel la veille, et le client qui ne peut pas venir rappelle pour libérer le créneau. L'agent le remet à disposition dans l'agenda, et le prochain appelant peut l'obtenir.
L'agent ne demande ni acompte ni empreinte bancaire, et ne facture aucun frais. Si votre plateforme de réservation propose un acompte, c'est elle qui le gère.
Les consignes à préparer avec nous
- La carte des prestations avec les prix affichés, les durées et les suppléments cheveux longs.
- L'équipe : jours de présence de chaque coiffeur, spécialités, apprentis qui prennent les shampoings.
- Vos horaires : fermeture du lundi, nocturne du jeudi, congés d'été.
- La règle d'annulation et le message de rappel.
- Les demandes particulières : coiffure de mariée à domicile, coupe enfant, perruques et prothèses capillaires si vous en proposez.
- Ce qui part en message : réclamation, question sur un produit, demande de partenariat.
Ligne du salon et renvoi d'appel
Vous gardez le numéro du salon. Un renvoi vers le numéro OvyrIA se déclenche quand la ligne sonne sans réponse ou qu'elle est déjà occupée : quand quelqu'un a les mains libres, il décroche comme avant ; sinon l'agent répond. Pour une chaîne de salons ou un salon équipé d'un standard SIP, l'agent s'y raccorde. La page standard téléphonique IA présente les deux montages.
Combien ça coûte pour un salon de coiffure
Si votre agenda est sur une plateforme en ligne, la formule Standardiste à 69 € HT par mois suffit pour prendre les demandes ; pour envoyer le lien de réservation par SMS, prenez la formule Secrétaire (200 SMS inclus). Si votre agenda est dans Google ou Microsoft 365, la formule Secrétaire à 179 € HT par mois réserve les rendez-vous, envoie 200 SMS de confirmation et de rappel et résume chaque appel par e-mail.
Pour juger, comparez avec ce qu'un créneau vide vous coûte : le calculateur du coût des appels manqués fait le calcul avec votre prix moyen de prestation. La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois, et toutes les options sont sur la page tarifs.