Le téléphone d'un club de fitness
Une salle de sport reçoit surtout des appels courts et répétitifs :
- les prospects : prix, engagement, cours proposés, séance d'essai, parking, vestiaires ;
- les adhérents : planning modifié, coach absent, badge perdu, objet oublié, suspension pour blessure ou grossesse ;
- les résiliations et la facturation : démarche, préavis, prélèvement contesté ;
- les partenaires : comités d'entreprise, kinés qui orientent des patients.
Les pics sont connus : janvier, la rentrée de septembre, les semaines avant l'été. Dans une salle en accès libre, ils tombent souvent quand personne n'est au comptoir.
Ce que fait l'agent pour un prospect
L'agent décroche au nom de votre club et annonce qu'il est une assistance IA. Il répond avec votre offre : formules, durée d'engagement, frais d'inscription, cours inclus, horaires d'accès. Il annonce une promotion telle que vous l'avez écrite, avec sa date de fin, et ne négocie rien.
Il propose ensuite l'étape suivante que vous préférez : une séance d'essai, une visite de la salle, un rendez-vous bilan avec un coach. Avec la formule Secrétaire, il place ce rendez-vous dans l'agenda Google ou Microsoft 365 du club et envoie un rappel SMS au prospect. Sinon, il transmet la demande au coach ou au gérant, qui confirme.
Vous lisez le soir la liste des demandes d'essai, avec le prénom, le créneau souhaité et l'objectif annoncé.
Résiliation : ce que l'agent dit, ce qu'il ne fait pas
Les abonnements de salle de sport à reconduction entrent dans le dispositif de résiliation en ligne. Depuis le 1er juin 2023, un professionnel qui permet de conclure un contrat par voie électronique doit offrir une fonction de résiliation en ligne facile d'accès, selon l'Institut national de la consommation (article L. 215-1-1 du Code de la consommation, page consultée le 27 octobre 2026). Le préavis prévu au contrat continue de s'appliquer.
L'agent ne résilie aucun contrat au téléphone. Il explique la démarche que vous avez prévue : le lien de résiliation sur votre site ou dans l'application, l'adresse postale, le préavis. Pour une suspension ou un prélèvement contesté, il prend un message pour le gérant.
Les consignes à écrire pour votre club
- Votre offre : formules, engagement, frais d'inscription, offres du moment.
- Le planning : cours collectifs, coachs, horaires d'accès avec et sans personnel.
- La séance d'essai : conditions et créneaux.
- Les démarches : résiliation, suspension, changement de formule, badge perdu.
- Les incidents : porte bloquée, alarme, personne qui signale un malaise dans la salle. Pour un malaise, la consigne est d'appeler le 15 ou le 112 sans attendre, puis l'agent prévient le gérant.
Raccordement et logiciel de gestion
Une salle indépendante renvoie sa ligne fixe ou son portable vers le numéro OvyrIA sur non-réponse ou hors des heures d'accueil. Un réseau de clubs avec un standard 3CX ou SIP raccorde l'agent comme un poste partagé entre ses salles.
Les logiciels de gestion de clubs, comme Resamania ou Deciplus, ne sont pas raccordés en standard. L'agent envoie ses comptes rendus par e-mail, et l'accueil met à jour la fiche adhérent.
Le budget pour une salle de sport
Une salle qui veut répondre aux prospects et aux adhérents prend la formule Standardiste à 69 € HT par mois : 300 minutes, le numéro OvyrIA et trois profils. Pour que l'agent pose les séances d'essai dans l'agenda et envoie les rappels SMS, la formule Secrétaire à 179 € HT par mois ajoute 600 minutes et 200 SMS. Le chatbot du site, en option à 19 € par mois, reprend les mêmes consignes à l'écrit.
La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois. Voir la page tarifs et le calculateur du coût des appels manqués.