Climaticien : trier les appels pendant une canicule sans rien perdre

Pendant une canicule, un climaticien trie ses appels en trois groupes : le froid qui protège une marchandise ou une personne fragile, les pannes de climatisation de clients existants, puis les demandes de devis. Chaque groupe reçoit un délai annoncé dès le premier appel. Les devis attendent, mais ils ne doivent pas disparaître, car ils remplissent votre automne.

Ce qui se passe sur votre ligne quand il fait 35 degrés

La première vague de chaleur de l'été déclenche trois mouvements en même temps. Les clients équipés allument une clim restée éteinte depuis septembre et découvrent qu'elle souffle de l'air tiède. Les foyers non équipés veulent une installation tout de suite. Les commerces alimentaires voient leurs groupes froids travailler à la limite.

Vous êtes sur un toit ou dans un faux plafond de 8 h à 19 h. Le soir, votre messagerie contient des dizaines de messages, souvent sans adresse ni marque d'appareil. Vous passez la soirée à rappeler pour poser les questions que personne n'a posées.

Trois groupes, trois délais

Le froid qui ne peut pas attendre

Mettez dans ce groupe ce qui entraîne une perte ou un risque dans la journée :

• une chambre froide ou une vitrine réfrigérée qui ne tient plus sa température ;
• une salle serveur qui chauffe ;
• un local où vit une personne âgée ou malade, si vous intervenez chez ce type de client.

Ces appels doivent vous joindre, même en intervention. Un transfert vers votre portable ou celui du technicien d'astreinte, ou un SMS d'alerte, fait l'affaire. Le restaurateur a besoin d'une réponse dans l'heure, pas d'un rappel le soir.

Les pannes de clients existants

Un client à qui vous avez posé une clim il y a trois ans compte sur vous. Annoncez-lui un délai réaliste, par exemple « sous cinq jours ouvrés », et tenez-le. Un client sous contrat d'entretien passe devant, selon votre engagement.

Les devis d'installation

C'est le groupe le plus nombreux pendant une canicule, et le moins urgent techniquement. Le client veut de la fraîcheur tout de suite, mais une installation demande une visite, un devis et une commande de matériel. Dites-le franchement : « Nous prenons votre demande et nous vous rappelons pour une visite à partir du 15 août. » Une partie des clients ira ailleurs, une autre attendra.

Les questions qui évitent un deuxième appel

Une fiche complète vous fait gagner un rappel par client. Voici la liste à faire suivre à toute personne qui décroche, adaptée à chaque groupe.

| Groupe | Questions à poser | |---|---| | Froid commercial | Établissement, type d'équipement, température affichée, code d'alarme, client sous contrat | | Panne de clim | Marque, âge, nombre d'unités, code d'erreur, symptôme (ne refroidit plus, fuit, bruit) | | Devis | Nombre de pièces, surfaces, maison ou appartement, copropriété, délai souhaité |

Demandez aussi une photo de la plaque signalétique de l'unité extérieure. Elle vous donne le modèle et le fluide, et vous permet de préparer les bonnes pièces.

Méfiez-vous des conseils donnés au téléphone. Une personne au bureau peut proposer de nettoyer les filtres de l'unité intérieure si vous le recommandez. Elle ne doit jamais guider une manipulation sur le circuit frigorifique : seules les entreprises détentrices d'une attestation de capacité peuvent intervenir sur les équipements contenant des fluides frigorigènes, en application de l'article R. 543-99 du code de l'environnement. L'ADEME publie la liste des opérateurs attestés (consultée le 27 octobre 2026).

Préparer l'été dès le printemps

Les canicules ne préviennent pas longtemps à l'avance, mais l'été revient chaque année. Profitez du printemps pour :

• planifier les entretiens des pompes à chaleur et des climatiseurs de vos clients avant les premières chaleurs. Le décret du 28 juillet 2020 impose un entretien au moins tous les deux ans pour les systèmes de 4 à 70 kW. Un appareil entretenu en mai tombe moins en panne en juillet ;
• écrire vos phrases de délai pour chaque groupe, prêtes à être mises à jour ;
• désigner l'astreinte pour le froid commercial pendant l'été ;
• prévenir vos clients sous contrat de la procédure à suivre en cas de panne.

Le soir : rappeler dans l'ordre

Le soir, ne rappelez pas les messages dans l'ordre d'arrivée. Traitez d'abord le froid commercial non résolu, puis les pannes de clients, puis les devis. Pour ces derniers, un SMS de confirmation suffit souvent : « Bien reçu votre demande de devis, nous vous rappelons la semaine du 18 pour fixer une visite. »

La méthode de l'article rappeler un appel manqué s'applique bien ici : partez du journal d'appels et traitez en priorité les numéros sans message. Pour un climaticien, ce sont souvent des commerçants pressés qui n'ont pas pris le temps de parler à une messagerie.

Ne pas oublier les devis de juillet

Les devis notés en pleine canicule se perdent facilement. Le client a appelé trois entreprises, la chaleur est retombée, il a oublié. Gardez-les dans une liste unique, avec la date d'appel, et rappelez-les dès que votre planning se libère.

Certains de ces clients signeront à l'automne pour une pompe à chaleur air-air réversible. La demande de juillet devient un chantier d'octobre, à condition de ne pas l'avoir perdue. Le guide artisans : les moments où vous ratez vos appels donne d'autres pistes pour l'activité courante.

Ce que fait OvyrIA pendant un pic de chaleur

L'agent vocal OvyrIA décroche quand vous êtes en intervention, annonce qu'il est une IA et classe l'appel dans le groupe que vous avez défini. Il transfère le froid commercial vers l'astreinte, pose les questions de la fiche et annonce le délai du moment. La formule Standardiste coûte 69 € HT par mois avec 300 minutes ; vous recevez une alerte à 80 % de l'enveloppe et l'agent continue de décrocher. Les réglages propres au métier sont sur la page standard téléphonique IA pour climaticiens, et vous pouvez demander une démo.

Questions fréquentes

Combien de temps faire attendre un client pour un devis de clim en été ?

Aucune règle ne l'impose. Annoncez le délai réel de votre planning dès le premier appel, et tenez-le. Un client qui connaît la date accepte mieux l'attente qu'un rappel promis sans date.

Faut-il refuser les nouveaux clients pendant une canicule ?

Vous pouvez suspendre les devis le temps du pic, en le disant clairement au téléphone. Notez quand même leurs coordonnées : ces demandes peuvent devenir des chantiers à l'automne.

Que conseiller à un client dont la clim ne refroidit plus ?

Seulement ce que vous recommandez vous-même, comme vérifier la télécommande, le mode choisi ou l'état des filtres. Toute intervention sur le circuit frigorifique relève d'un technicien attesté.

Le froid commercial doit-il toujours passer avant le reste ?

C'est le choix le plus fréquent, puisque la marchandise se perd en quelques heures. Écrivez-le dans votre ordre de priorité pour que tout le monde l'applique, y compris la personne qui vous remplace au bureau.