Ce que le connecteur HubSpot apportera
Dans beaucoup de PME équipées de HubSpot, le CRM connaît les e-mails, les formulaires et les affaires, mais pas le téléphone. Un client rappelle pour relancer un devis : personne ne le note, et le commercial découvre l'échange trois jours plus tard. Le connecteur HubSpot d'OvyrIA doit combler ce trou. Il fait partie des connecteurs CRM proposés sur étude : il est développé, et nous le mettons en service avec les premières entreprises qui le demandent.
Une fois en place, il assurera quatre fonctions :
- Reconnaître l'appelant. Le numéro qui appelle est cherché dans les contacts HubSpot. Votre équipe voit le nom du contact et le lien vers sa fiche avant de décrocher.
- Journaliser l'appel. L'appel, entrant ou sortant, est enregistré dans la chronologie du contact avec sa date, sa durée et son issue.
- Ajouter le résumé IA. Quand l'agent OvyrIA a pris l'appel, son résumé (motif, demande, suite à donner) est ajouté à la fiche.
- Créer la tâche de rappel (prévu). Un message pris par l'agent deviendra une tâche assignée au propriétaire du contact, ou au destinataire que vous avez désigné.
Le connecteur Axelor, développé et en validation chez un premier client, montre ce que donne ce type de couplage sur un ERP : reconnaissance de l'appelant dans les tiers, lien direct vers la fiche, journal et résumé des appels.
Comment se passe l'étude
Deux portails HubSpot ne se ressemblent pas : propriétés personnalisées, pipelines, règles d'attribution des contacts. L'étude sert à décider avec vous où chaque information doit atterrir.
- Vos numéros. Dans quelles propriétés vos équipes saisissent-elles les téléphones, fixes et mobiles, et sous quel format ?
- L'objet utilisé. Appel journalisé sur le contact, sur l'entreprise, sur l'affaire en cours, ou les trois.
- Les tâches. Qui reçoit la tâche de rappel : le propriétaire du contact, une file commune, un commercial par secteur.
- Les nouveaux appelants. Faut-il créer un contact pour un numéro inconnu, ou seulement noter ses coordonnées dans le message ?
- Le raccordement téléphonique. Votre standard 3CX, un autre standard SIP ou le numéro OvyrIA.
À l'issue de l'étude, nous vous indiquons ce que le connecteur fera chez vous et le délai de mise en service. La connexion à HubSpot se fera par une autorisation OAuth donnée depuis votre compte, que vous pourrez retirer à tout moment.
Données et sécurité
Le connecteur demandera les accès nécessaires aux fonctions retenues : lecture des contacts pour la reconnaissance, écriture des appels, notes et tâches pour le journal. Vos identifiants HubSpot ne sont pas stockés en clair : la plateforme OvyrIA chiffre les accès de chaque client. Les enregistrements et transcriptions des appels restent stockés en France, avec la durée de conservation que vous choisissez ; HubSpot reçoit le résumé et les informations de l'appel, pas l'enregistrement audio.
Ce qui fonctionne déjà, sans connecteur
En attendant le connecteur, l'agent vocal travaille déjà pour vos commerciaux :
- il décroche, renseigne et transfère vers le bon commercial ;
- il prend les messages et les envoie par e-mail au bon destinataire (commercial, SAV, facturation) ;
- avec la formule Secrétaire, il pose les rendez-vous dans l'agenda Microsoft 365 ou Google ;
- le tableau de bord liste chaque appel, les appels manqués jamais rappelés et les transcriptions.
Limites à connaître
- Le connecteur HubSpot n'est pas en service aujourd'hui. Nous ne le facturons qu'une fois en service chez vous.
- La remontée de la fiche à la sonnerie sur le poste dépend de votre standard ; avec un 3CX, elle passe par l'API du standard.
- Les fonctions retenues dépendent de ce que l'API HubSpot permet sur votre édition.
Prix
Un connecteur CRM coûte 29 € HT par mois et par logiciel, en option sur les formules Standardiste, Secrétaire et Essentiel. La formule Pro à 399 € HT par mois en inclut un. Les autres CRM sur étude sont présentés sur la page OvyrIA Connect, et l'ensemble des prix sur la page tarifs.