Un club répond au téléphone avec des bénévoles
Dans la plupart des clubs, personne n'est payé pour décrocher. Le numéro affiché sur le site renvoie vers le portable du président, du secrétaire ou d'un éducateur salarié qui entraîne pendant les créneaux où les parents appellent. Les messages s'empilent le soir, et les bénévoles y répondent après leur journée de travail.
Les appels suivent le calendrier de la saison :
- fin août et septembre : inscriptions, tarifs, créneaux par catégorie d'âge, séance d'essai, certificat médical ;
- en cours de saison : entraînement annulé, horaires des matchs, convocations, location de la salle ou du terrain ;
- au printemps : stages des vacances, tournois, renouvellement de licence.
À la rentrée, les appels se concentrent sur quelques semaines. Les bénévoles ne suivent pas, et les familles s'inscrivent dans le club qui leur a répondu.
Ce que l'agent répond aux familles
L'agent décroche au nom du club et dit qu'il est une IA. Il répond avec les informations que vous lui donnez : catégories par année de naissance, créneaux, gymnase ou stade, tarif de la cotisation, réductions familiales, aides acceptées. Il envoie par SMS le lien de votre formulaire d'inscription en ligne.
Si votre club utilise HelloAsso, la plateforme gratuite pour les associations qui gère les adhésions et la billetterie, l'agent envoie le lien de votre page d'adhésion. Il ne prend pas de paiement au téléphone.
Pour une question qu'il ne connaît pas (mutation d'un joueur, litige, blessure), il prend un message et l'envoie au dirigeant désigné.
Le certificat médical, question numéro un de septembre
Les parents demandent presque tous s'il faut un certificat médical. Un mineur n'a plus besoin de certificat pour prendre ou renouveler une licence : il remplit un questionnaire de santé avec ses parents et fournit une attestation si toutes les réponses sont négatives. Pour un majeur, chaque fédération fixe ses propres règles, et certaines disciplines à contraintes particulières, comme la plongée, exigent toujours un certificat.
Vous écrivez dans les consignes la règle de votre fédération pour les adultes. L'agent répète la réponse exacte et renvoie vers le document à télécharger.
Les consignes du club
- Les catégories et créneaux de la saison, avec les années de naissance.
- Les tarifs : cotisation, licence, équipement, réductions, aides publiques ou locales acceptées.
- Les annulations : vous mettez à jour un message (« entraînement des U11 annulé ce mercredi, gymnase fermé ») et l'agent l'annonce aux parents qui appellent.
- Qui reçoit quoi : inscriptions au secrétariat, sponsoring au président, locations de salle au trésorier.
- Les urgences : un blessé sur le terrain relève du 15 ou du 112. L'agent le rappelle à l'appelant, puis prévient le responsable selon votre consigne.
Le numéro du club, sans standard
Un club n'a presque jamais de standard. Le numéro OvyrIA, inclus dans la formule, devient le numéro du club sur le site et les affiches, ou reçoit le renvoi du portable du secrétaire quand il ne décroche pas. Vous changez de bureau en fin de saison ? Les consignes restent, seuls les destinataires des messages changent. Le guide du standard téléphonique IA explique le renvoi.
Combien coûte un accueil IA pour un club
La formule Standardiste à 69 € HT par mois suffit à la plupart des clubs : 300 minutes, le numéro OvyrIA et les messages par e-mail. Avec le paiement annuel, deux mois sont offerts, ce qui aide un budget associatif voté une fois par an.
Si vous voulez que l'agent cale les séances d'essai dans un agenda Google partagé et envoie des rappels par SMS, passez à la formule Secrétaire à 179 € HT. La mise en service est offerte avec un engagement de 12 mois. Voir la page tarifs, et l'exemple de la page mairie pour une structure qui reçoit aussi les demandes de location de salles.