Le téléphone d'un magasin d'optique sonne pendant la vente
Un opticien vend, conseille, mesure, ajuste et répare dans la même journée, souvent avec une petite équipe. Chaque client passe du temps en magasin : choix de la monture, prise des écarts pupillaires, explication des verres. Le téléphone sonne au milieu de tout cela.
Vos appels ressemblent à ceci :
- le suivi de commande : « mes lunettes sont-elles prêtes ? », « mes lentilles sont-elles arrivées ? » ;
- le rendez-vous : contrôle de vue, adaptation de lentilles, livraison d'un équipement, visite à domicile pour une personne âgée ;
- la casse et la perte : branche cassée, vis perdue, verre rayé, lunettes oubliées à l'hôtel ;
- l'ordonnance : validité, renouvellement sans repasser chez l'ophtalmologiste, ordonnance perdue ;
- le remboursement : offre 100 % Santé, tiers payant, prise en charge de la mutuelle, facture à renvoyer.
Ce que l'agent répond, et ce qu'il vous laisse
L'agent décroche au nom du magasin et annonce qu'il est une IA. Il donne les horaires, l'adresse, le stationnement, les marques que vous proposez et les services du magasin. Il prend les rendez-vous et confirme par SMS.
Pour le suivi de commande, deux solutions. Sans connecteur, l'agent prend le nom du client et vous transmet la demande ; vous rappelez ou envoyez un SMS une fois la commande vérifiée. Avec la formule Pro et un connecteur vers votre logiciel de gestion, sur étude, l'agent lit l'état de la commande et répond directement.
L'agent ne lit pas une ordonnance, ne conseille pas un type de verre et ne s'engage sur aucun prix d'équipement. Une baisse de vue brutale, un éclair lumineux ou un voile devant l'œil déclenchent la consigne d'urgence que vous avez écrite, par exemple orienter vers un ophtalmologiste ou le 15.
L'ordonnance de lunettes, la question qui revient
Vos clients appellent souvent pour savoir si leur ordonnance est encore valable. D'après ameli.fr, une ordonnance de verres correcteurs reste valable pour un renouvellement, sauf mention contraire, 1 an avant 16 ans, 5 ans de 16 à 42 ans et 3 ans au-delà de 42 ans. La même page indique que l'Assurance Maladie rembourse un nouvel équipement tous les 2 ans à partir de 16 ans, et que l'opticien peut adapter la correction sans nouvelle ordonnance après avoir contrôlé la vue.
Vous écrivez ces règles dans les consignes. L'agent pose l'âge et la date de l'ordonnance, explique la règle et propose un contrôle de vue. Le dernier mot reste à l'opticien, en magasin.
Les réglages propres à votre magasin
- Vos services : examen de vue, lentilles, basse vision, lunettes de sport et de natation à la vue, visite à domicile.
- Vos délais habituels de montage, par type de verre, annoncés comme des délais indicatifs.
- Les petites réparations faites sans rendez-vous : vis, plaquettes, ajustage.
- Les destinataires : atelier, tiers payant, responsable du magasin, réclamations.
- Les périodes chargées : rentrée scolaire, fin d'année quand les clients utilisent leurs droits de mutuelle, soldes.
- Vos fermetures : lundi, congés, jours fériés, que l'agent annonce avec la date de réouverture.
Raccordement : ligne du magasin ou standard
Un magasin indépendant a souvent une ligne fixe et un portable. Vous renvoyez la ligne vers le numéro OvyrIA inclus, sur non-réponse ou en dehors des heures d'ouverture. Un groupe de plusieurs magasins équipé d'un 3CX ou d'un autre standard SIP raccorde l'agent comme un poste, qui transfère vers le bon magasin. Le guide du standard téléphonique IA présente les deux montages.
Le coût pour un opticien
Pour ne plus laisser sonner pendant les ventes, la formule Standardiste à 69 € HT par mois suffit : renseignements, messages et transferts, 300 minutes et numéro inclus. Pour que l'agent pose aussi les examens de vue et les adaptations de lentilles dans votre agenda Google ou Microsoft 365, avec rappel SMS, choisissez Secrétaire à 179 € HT par mois. Avec 12 mois d'engagement, la mise en service est offerte. Les autres options sont sur la page tarifs.